Meet4 Best Practice

Die besten Anwendungsbeispiele erfährst Du hier!

5 Minuten zu lesen

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In diesem Bereich zeigen wir Dir einige der besten Anwendungsbeispiele für Meet4.

Kontextwechsel vermeiden! - Das virtuelle Büro richtig nutzen.

In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass Meet4 gerne benutzt wird - und viel!
Haben sich die Teamkolleg:innen erst einmal an den Einsatz eines Messengers im Büro gewöhnt, werden nicht nur die wichtigsten Nachrichten miteinander getauscht, wie es für gewöhnlich bei einem Email-Austausch der Fall ist. Besonders in der Standortunabhängigen Arbeit steigt die Zahl der weniger wichten Nachrichten.
Aber das ist gut so!

Wenn der/die Kollege/Kollegin schreibt, was sie witziges erlebt hat oder mit der Webcam ein Foto aufnimmt, wie die Katze auf den Schreibtisch springt, dann hat Meet4 auch die Kaffeemaschine virtualisiert: Nämlich den Ort im Büro, an dem die Mitarbeiter:innen zusammenkommen und auch einen kurzen Smalltalk halten können.

Dann schafft Meet4 Nähe in der Distanz.

Meet4 kann jedoch eines konkret nicht:
Wir können nicht sehen, wann eine andere Person bereit für eine Frage ist. Theoretisch kann jede:r, die/der sich gerade einen Kaffee holt, von dort aus seinen Witz ins Büro brüllen und alle schauen kurz auf.
Dieses kurze Aufschauen nennt sich “Kontextwechsel” und ist ein wichtiger Grund, warum die Produktivität von Büro-Tätigkeiten leidet. Ausführliches zum Thema haben wir in unserem Whitepaper: “Digitales Streiten - Teamarbeit im Homeoffice zusammengefasst.

Darum ist es umso wichtiger, die Benachrichtigungseinstellungen so zu konfigurieren, dass wichtige Nachrichten sofort ankommen, ohne dass weniger wichtige Nachrichten stören.

Wir zeigen Dir, wie’s geht:

Kanäle stumm schalten

Das Ziel soll sein: Einen Filter so einzustellen, dass nur die wichtigen Nachrichten eine Benachrichtigung mit sich bringen.

Öffne dazu deine Konto-Einstellungen und wähle bei “Desktop-Benachrichtigungen anzeigen für” die Einstellunge “erwähnung

Als Administrator:in kannst Du Benachrichtigungen auch über die Voreinstellungen abschalten. Wie das geht, erfährst du hier.

Jetzt sind alle Benachrichtigungen ausgeschaltet, außer wenn Du erwähnt wirst.

Wichtige Kanäle bestimmen

Wahrscheinlich gibt es den einen oder anderen Kanal, der für Dein Projekt essentiel ist. Stelle die Kanalbenachrichtigungen für diesen Kanal wieder wieder aus Alle Nachrichten.

Wie Dir das gelingt, erfährst Du hier

Wichtige Themen bestimmen

Manchmal kann es vorkommen, dass jemand vergisst Dich zu erwähnen oder über ein Thema gesprochen wird, das dir wichtig ist.

Mit Meet4 kannst Du Themen folgen. Überlege Dir, welche Deine wichtigen Themen sind und gebe sie in verschiedenen Schreibweisen ein. Für jemanden aus der Marketing-Abteilung könnte das z.B. sein:

Marketing
Werbung
Kampagne
Newsletter
Kundenfeedback
etc.

Hier erfährst Du mehr über Erwähnungen.

Email statt mobiler App

Wenn Du die mobile Meet4-App nicht verwenden möchtest, ist es ratsam, Offline-Benachrichtigungen per Email bei Erwähnungen einzuschalten. Damit werden Dir automatisch Nachrichten als Mail gesendet, wenn jemand anderes Dir eine wichtige Frage stellt und Dich erwähnt.

Bist Du es also gewohnt, mobil eher in Deine Emails zu schauen, als noch eine weitere App zu installieren, schaue hier vorbei, um Offline-Email-Benachrichtigungen einzuschalten.

Deine Einstellungen kommunizieren

Zuletzt solltest Du Deine neuen Einstellungen noch mit Deinen Meet4-Teampartner:innen kommunizieren.
Sag Ihnen, dass Du die Kanäle generell stumm gestellt hast und bitte sie, Dich bei wichtigen Fragen zu erwähnen. Übersende Ihnen Deine Themen-Liste und sage, dass Sie Dich in wichtigen Fällen auch erreichen können, wenn Du offline bist.

Richtig Antworten: Die Übersicht behalten!

Meet4 bietet euch eine Vielzahl an Optionen, auf Nachrichten antworten zu können. Damit ihr immer die Übersicht behaltet, solltet ihr einfach eine wichtige Faustregel für die verscheidenen Möglichkeiten befolgen:

  1. Reaktionen sind hervorragend für kurze Zustimmung oder Ablehnung. In sehr vielen Fällen, reicht es vollkommen aus, eine kurze Zustimmung oder Ablehnung zu zeigen. Kurze Reaktionen lassen sich sehr gut über Emojis steuern. Sie werden der Nachricht direkt angehängt, ohne den Verlauf zu verstopfen.

  2. Kurze Antworten erfolgen im Thread. Hat jemand eine Frage gestellt, deren Beantwortung nicht mehr als ein paar Stunden in Anspruch nimmt? Dann antworte in einem Thread.
    Threads findet ihr in den Kanälen wieder. Nutzt ihr Threads konsequent für die Beantwortung kleinerer Frgaen, sammelt ihr ganz nebenbei eine Q&A in eurem Thread-Verlauf, ohne jede Antwort als eigenen Eintrag im Kanal zu lesen.

  3. Unterhaltungen befassen sich mit intensiveren Fragen. Stellt jemand eine Frage, die mit Sicherheit eine Dikussion mit sich brint, antworte darauf mit einer Unterhaltung.
    Unterhaltungen sind dem Kanal immer noch untergeordnet, können aber eigene Threads beinhalten. So könnt ihr Unterfragen zum Thema innerhalb der Unterhaltung übersichtlicher beantworten.
    Ist die Frage abgeschlossen, kann die Unterhaltung zudem ganz leicht archiviert werden. So stört sie nicht in der Kanal-Liste, und die Mitlgieder haben immer noch Zugriff auf die Inhalte.

Die Teamfunktion nutzen

Wir empfehlen in jedem Fall, die Team-Funktion zu benutzen. Sie macht das Zuweisen und Einladen von Kanälen deutlich einfacher.
Mit der Team-Funktion habt ihr nahezu keinen Aufwand mehr bei Onboarding-Prozessen. Ob ihr in einem kleineren Team zusammen arbeitet oder verschiedene Abteilungen abbilden möchtet: Die Teamfunktion ist Dein Werkzeug für unkompliziertes Onboarding.

Wir folgen dem Beispiel eines kleines Unternehmens mit 12 Mitarbeiter:innen in den Abteilungen: “Entwicklung”, “Sales” und “Office”

Die Teams strukturieren

Erstelle zu Beginn ein “Master-Team”. Wahrscheinlich heißt es so, wie eure Organisation. Alle neuen Mitglieder werden diesem Team zugeordnet.

Unterscheide weiter in Teams, wo es thematisch Sinn und füge die entsprechenden Mitglieder hinzu.

Das Unternehmen im Beispiel erstellt ein Team mit dem Namen “Redcliff GmbH”, zu dem alle Mitarbeiter:innen hinzugefügt werden.
Dann werden weitere Teams mit jeweils vier Mitgliedern erstellt. Für jede Abteilung eines: “Entwicklung”, “Sales”* und *“Office*”.

Knowledgebase aus öffentlichen Kanälen anlegen

Mit den oben genannten Tips zur Strukturierung der Antworten, verrieten wir bereits, wie ihr euch sehr leicht ein Überblick über vergangene Fragen verschaffen könnt.
Nun könnt ihr also öffentliche Kanäle erstellen, die die wesentlichen Themen eures Unternehmens abbilden.

  • Erstellt einen Kanal für Ankündigungen (Read-Only)
  • Erstellt jeweils einen Kanal, für Broadcasts der Team-Leitungen (Broadcast-Channel)
  • Erstellt weitere Kanäle für das Master-Team wie etwa: “Prozesse”, “Workflows”, “Software & Apps” oder ähnliche
  • Eure Teams können weitere Kanäle zugewiesen bekommen, die ihre wesentlichen Vorgänge abbilden.

Knowledgebase befüllen

Nun könnt ihr beginnen, grundlegende Fragen in den öffentlichen Kanälen zu besprechen. Beispielsweise zu eurem Workflow. So befüllen sich die Kanäle nach und nach mit den wichtigen Inhalten eurer Organisation

Neue Mitarbeiter:innen onboarden

Neue Mitarbeiter:innen können jetzt ganz leicht dem entsprechenden Team der Abteilung zugewiesen werden und erhalten sofort Zugang zu den öffentlichen Kanälen ihres Teams, in denen nun viele wichtigen Fragen beantwortet wurden.
So entfällt die Notwendigkeit, neue Personen auch von neu anlernen zu müssen.

- Zuletzt geändert June 22, 2021