Konto- und Sicherheitseinstellungen

Das Feintuning für Dein Konto!

11 Minuten zu lesen

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Mein Konto

Es gibt viele Möglichkeiten, Einstellungen für Dein User-konto innerhalb von Meet4 zu verwalten. Klicke dazu auf Dein Benutzer-Avatar im Hauptmenü und wähle den Punkt “Mein Konto”.
Nun findest Du auf der linken Seite die Navigationsleiste für Deine Konto-Einstellungen mit folgenden Unterpunkten:

Einstellungen

Hier kannst Du die wesentlichen Einstellungen für Dein Konto vornehmen, Änderungen werden über den Button “Änderung Speichern” in der oberen rechten Ecke übernommen. Wähle eine Rubrik aus und klicke darauf, um weitere Einstellungsmöglichkeiten zu erhalten.

Sprache

Hier kannst Du Deine bevorzugte Sprache über eine Liste auswählen, die sich aufklappt, wenn Du in die Schriftzeile klickst. Übersetzungen werden vom System übernommen, soweit das Möglich ist und die Rechtschreibprüfung benutzt ebenfalls Deine bevorzugte Spracheinstellung.

Verfügbarkeit

Hier kannst du über das Häkchen wählen, ob Meet4 Deinen Status automatisch auf “abwesend” setzen soll, wenn Du das System eine Weile nicht benutzt hast.

In der Zeile darunter kannst du weiterhin bestimmen, nach welcher Zeit der automatische Status erscheint. Die Zeit wird in Sekunden angegeben.

Benachrichtigungen

Meet4 kann Dich automatisch über Nachrichten informieren, wenn Du dies wünscht. Dabei werden Dir kleine Push-Benachrichtigungen mit einem Vorschau-Snippet am Rand Deines Bildschirms angezeigt (Desktop-Benachrichtigungen).

Die Voreinstellungen dazu werden von dem Administrierenden vorgenommen, sodass es in der Regel nicht notwendig ist, hier weitere Einstellungen vorzunehmen. Nachfolgend erfährst Du dennoch, wie Du Deine Benachrichtigungen individualisieren kannst.

Desktop-Benachrichtigungen

Hier kannst Du sehen, ob Desktop-Benachrichtigungen global von eurem Administrierenden aktiviert worden sind. Über den Button Desktop-Benachrichtigunen testen kannst Du testen, ob die Benachrichtigungen funktionieren.

Benachrichtigungsdauer

Möchtest Du selbst entscheiden, wie lange die Benachrichtigungen auf Deinem Bildschirm eingeblendet werden, kannst Du hier die gewünschte Dauer in Sekunden eintragen.

Benutzerinteraktion, um Benachrichtigungen auszublenden

Dieses Feature funktioniert bisher nur, wenn Du Meet4 im Chrome-Browser verwendest. Wählst Du den Punkt ein, bleiben Desktop-Benachrichtigungen so lange stehen, bis Du mit der Maus darauf klickst.

Desktop-Benachrichtigungen anzeigen für

Mit einem Klick in die Textzeile öffnet sich ein Auswahlmenü, über das Du bestimmen kannst, für welche Nachrichten in Meet4 Du eine Desktop-Benachrichtigung erhalten möchtest. Du hast die Wahl aus folgenden Möglichkeiten:

  • “Voreinstellungen”: Desktop-Benachrichtigungen werden von eurem Administrierenden festgelegt, der zunächst auch global bestimmt, für welche Nachrichten die Teammitglieder Benachrichtigungen erhalten soll. Mit dieser Einstellungen werden die globalen Einstellungen von eurem Administrierenden übernommen.

  • “Alle Nachrichten”: Mit dieser Einstellung wirst Du über jede Nachricht informiert, die von Deinem Team in Meet4 gesendet wird.

  • “Erwähnungen”: Diese Einstellung zeigt nur Desktop-Benachrichtungen für Nachrichten in Meet4 in denen du erwähnt worden bist. Mehr zu “Erwähnungen” findest Du hier

  • “Nichts”: Wähle diese Einstellung, wenn Du keine Desktop-Benachrichtigungen erhalten möchtest.

Mobile Benachrichtigungen anzeigen für

Hier kannst Du über das Auswahlfeld entscheiden, für welche Nachrichten Du auf Deinem Mobilgerät eine Benachrichtigung erhalten möchtest. Dazu ist es natürlich notwendig, dass Du die Mobile-App von Meet4 auf deinem Handy oder Tablett installiert hast.

Die Mobile-App findest du hier. Die Einstellungen zu mobilen Benachrichtigungen funktionen wie Dekstop-Benachrichtigungen.

Offline-E-Mail-Benachrichtigungen

Meet4 kann Dich über wichtige Ereignisse informieren, auch wenn Du gerade nicht online bist. Dies geschieht über Email. Dazu ist es natürlich erforderlich, dass Deine Email-Adresse im System bestätigt wurde.

Aber keine Sorge: In der Regel wurdest Du über Deine Email eingeladen oder darüber von Administrierenden hinzugefügt. Dadurch sollte Deine Email automatisch auch bereits bestätigt sein. Ist dies nicht der Fall kannst du [hier](Email Adresse bestätigen) nachlesen, wie Du Deine Email-Adresse bestätigst. Über einen Klick in die Textzeile, öffnet sich ein Auswahlmenü mit folgenden Möglichkeiten:

  • “Voreinstellung”: Folge der Intention Deines Administrierenden, der auf globaler Ebende festgelegt hat, wofür die Teammitglieder “Offline-Email-Benachrichtungen” erhalten.

  • “Deaktiviert”: Mit dieser Einstellung entscheidest Du, dass Meet4 Dir keine Email-Benachrichtigungen schicken soll.

  • “Jede Erwähnung”: Wir empfehlen diese Einstellung zu verwenden, sofern sie nicht bereits voreingestellt ist. Dadurch erhältst Du Email-Benachrichtigungen, wenn jemand Dich in Meet4 erwähnt.

Erwähnungen deuten in der Regel auf wichtige Fragen oder Anliegen hin, sodass Dir mit einer Email-Benachrichtigung auch offline die Möglichkeit gegeben wird, über wichtige Fragen sofort in Kenntnis gesetzt zu werden und darauf schnell reagieren zu können.

Nachrichten

In diesem Menü kannst Du Einstellungen vornehmen, die die Erscheinung der Nachrichten in Meet4 ändert.

Du hast folgende Optionen:

Ungelesen-Markierung in Statusleiste anzeigen

Wenn Du hier ein auswählst, werden Dir in der Kanal-Liste ungelesene Nachrichten in Form einer kleinen rot-umrandeten Zahl an dem entsprechenden Kanal angezeigt.

Zeitformat

Hier kannst Du entscheiden, in welchem Zeitformat die Zeitstempel an den Nachrichten in Meet4 gezeigt werden. Möchtest Du das Zeitformat ändern, kannst Du einfach das gewünschte Format auswählen, nachdem du in die Textzeile geklickt hast.

  • Voreinstellung übernimmt die Einstellungen eures Adminstrierenden.
  • Das 12-Stunden-Zeitformat zeigt die englische Version der Zeit an, bei der nur bis 12 gezählt wird. Dabei werden der Morgen des Tages durch die Abkürzun “am” und der Nachmittag eines Tages durch die Abkürzung “pm” hinter der Zahl angezeigt.
  • Das 24-Stunden-Zeitformat entspricht unserer europäischen Uhr, bei der bis 24 gezählt wird.
Emojis verwenden

Hier kannst Du entscheiden, ob Du Emojis verwenden möchtest. Klickst Du hier nein an, werden Dir auch keine Emojis Deiner Teammitglieder angezeigt.

ASCII zu Emoji konvertieren

Emojis können mit ASCII gesetzt werden. Neben der Emoji-Liste im Chat wird Dir das ASCII-Format angezeigt. Hast Du hier ja aktiviert, kannst Du Emojis über das ASCII-Format erzeugen, indem du z.B. :smile: in die Textzeile eingibst.

Automatisches Laden der Bilder

Ist diese Einstellung aktiviert, werden Dir Bilder, die in Meet4 gepostet werden, direkt im Chat angezeigt. Hast Du nein gewählt, wird Dir zwar angezeigt, dass ein Bild in einem Chat gepostet wurde, Du musst aber erst auf Bild anzeigen klicken, um es sehen zu können.

Mobiles Datenvolum sparen

Wenn Du diese Einstellung aktivierst, verbraucht Meet4 in der Mobile-App weniger mobile Daten.

Eingebettete Medien standardmäßig ausblenden

Medien wie bspw. Youtube-Videos werden standardmäßig direkt in den Chat-Verlauf eingebettet, sodass Du das Video direkt im Chatfenster ansehen kannst, ohne vorher die Website aufrufen zu müssen. Möchtest Du das nicht, wähle hier die Einstellung ja.

Benutzernamen ausblenden

Setze hier ein Häckhcen bei ja, wenn Du nicht möchtest, dass Dir die “Benutzernamen” Deiner Teammitglieder im Chat angezeigt werden.

Rollen ausblenden

Standardmäßig zeigt Dir Meet4 die Rolle eines Benutzenden hinter seinem Namen an (z.B. Administrator:in oder Moderator:in), wenn dieser Nachrichten in ein Chat schreibt. Mit einem Klick auf ja werden Dir diese Rollen nicht mehr angezeigt.

Rechte Seitenleiste mit Klick ausblenden

Diskussionen, Unterhaltungen oder auch die Kanal-Informationen werden in Meet4 in einer Leiste auf der rechten Seite eingeblendet, wenn Du sie aufrufst. Zum Schließen dieser Seitenleiste ist es notwendig auf das “X-Symbol” zu klicken, wie man es aus anderen Anwendungen kennt.
Wenn Du die Menüs auf der rechten Seite einfacher Schließen möchtest, kannst du hier das Häkchen auj ja setzen.

Das Menü schließt sich dann immer sofort, wenn Du auf eine beliebige Stelle im Chat klickst.

Avatare verstecken

Benutzende in Meet4 können für sich selbst ein Bild auswählen, das anderen Teammitgliedern neben ihrem Namen angezeigt wird. Dieses “Benutzer:innen-Bild” heißt “Avatar”. Aktivierst Du diese Einstellung, werden Dir die Avatare Deiner Teammitglieder nicht mehr neben ihren Chatnachrichten angezeigt.

Avatare in der Seitenleiste ausblenden

Neben den User-Avataren ist es auch möglich, Avatare für Kanäle auszuwählen, die vor den Kanal-Namen in der “Kanalliste” auf der rechten Seite angezeigt werden. Aktivierst Du diese Einstellung, werden die Raum-Avatare in der Kanal-liste ausgeblendet.

Ansichtsmodus

Nicht jede:r arbeitet mit einem großen Bildschirm im 16:9-Format. Meet4 ermöglicht Dir, das System so zu verwenden, wie es für Dich und Dein Gerät am angenehmsten ist. Durch einen Klick in die Textzeile öffnet sich ein Auswahlfeld mit folgenden Möglichkeiten:

  • “Normal”: Die Standard-Einstellung für Meet4. Ein gutes Mittelmaß.

  • “Angenehm”: In diesem Modus werden die weiterführende Informationen angezeigt. Er eignet sich hervorragend für große Bildschirme.

  • “Kompakt”: Wenn Du mit einem kleinen Bildschirm arbeitest oder Meet4 im 16:9-Hochkant-Format verwenden möchtest, eignet sich diese Einstellung hervorragend, um auch bei wenig Bildschirmplatz stets die Übersicht über die wichtigsten Ereignisse in Meet4 zu behalten.

Verhalten der Eingabetaste

Öffne das Auswahlmenü mit einem Klick in das Textfeld für folgende Wahlmöglichkeiten:

  • “Normaler Modus”: Im normalen Modus werden Nachrichten mit der “Enter”-Taste abgesendet.

  • “Alternativer Modus”: In diesem Modus kannst Du Nachrichten nur über die Tastatur absenden, wenn Du zusätzlich zur Enter-Taste eine der folgenden Tasten in Kombination drückst:

    • “STRG”
    • “Alt”
    • “Shift”
    • “Command bzw. Apfel”

Hervorhebungen

Hervorhebungen eignen sich hervorragend, wenn Du nicht über jede Nachricht informiert werden möchtest, sondern lieber selbst selektierst, was für Dich von Bedeutung ist. Ein Best-Practice-Anwendungsbeispiel zum Individualisieren von Benachrichtungen haben wir übrigens hier für Dich zusammen gestellt.

Gib in die Textzeile Begriffe ein, zu denen Du eine Push-Benachrichtigung erhalten möchtest. (z.B. könnte ein Vetriebsmitarbeitender Marketing oder Akquise für sich auswählen) Diese Begriffe werden Dir zudem auch im Chatverlauf fett dargestellt.
Verschiedene Begriffe kannst Du einfach durch ein Komma trennen. Wir empfehlen zusätzlich nach jedem Begirff einen Absatz hinzu zu fügen, um später auch bei vielen Begriffen die Übersicht zu bewahren. Groß- und Kleinschreibungen bleiben dabei vom System unberücksichtigt.

Format-Beispiel für eine Liste von Begriffen für Hervorhebungen:
Marketing,
Akquise,
Vertrieb,
Kundenanfrage,
Support,

Ton

In diesem Bereich kannst Du einstellen, welche Töne bei neuen Nachrichten oder der Erstellung eines neuen Raumes/Kanals für Dich abgespielt werden. Klicke einfach in die Textzeile, um das Auswahlmenü zu öffnen und einen anderen Benachrichtigunston einzustellen. Wenn Du zwar Benachrichtigungen erhalten möchtest, diese aber stumm auf deinem Desktop erscheinen sollen, kannst du das Häckchen bei Stumm geschaltete Gespräche aktivieren. Ferner kannst Du hier auch die Lautstärke der Töne über den Regler für Dich ändern.

Meine Daten

In diesem Bereich kannst Du Dir die Daten, die von Dir in Meet4 hinterlegt sind, ansehen und sie herunterladen. Die Informationen werden Dir zum Download zusammen gestellt. Der Link dazu wird Dir von Meet4 automatisch an Deine Email gesendet. Natürlich muss Deine Email dafür bereits bestätigt worden sein.

Du kannst Deine Daten entweder als HTML-Dokument exportieren; Das Format eignet sich hervorragend, um selbst eine gute Übersicht über die Informationen zu erhalten, oder in Form einer “.CSV-Datei”, wenn Du den zweiten Button Meine Daten exportieren wählst.
Dieses Format ist ein universelles Datenbank-Format, dass von allen gängigen Systemen zur Datenverarbeitung wie etwa Excel eingelesen und augewertet werden kann.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Für ein noch höheres Maß an Sicherheit empfehlen wir, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Deinen Account einzurichten. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (auch kurz 2FA) ist mittlerweile in fast allen modernen und sicheren Anwendungen verfügbar. Sie erfordert neben dem “Benutzernamen” und der Eingabe eines “Passworts” eine zusätzliche Quelle zur Authentifizierung, die es Cyber-Angreifern enorm erschwert, auf ihr Konto zuzugreifen.

Meet4 bietet dazu die Möglichkeit, das Mobiltelefon oder auch Deine Email-Adresse zu benutzen.

Um die 2FA zu aktivieren, öffne zunächst deine User-Einstellungen wie hier beschrieben und wähle den Bereich “Sicherheit” auf der linken Seite. Du siehst jetzt folgenden Bildschirm:

Er zeigt Dir die beiden Möglichkeiten an, die 2FA für Dein Konto zu aktivieren und außerdem Deinen 2fA-Status. In dem Beispiel oben ist die 2FA deaktiviert.

2FA mit mobiler App

Meet4 nutzt etablierte Authentifizierungs-Apps für das Smartphone, mit denen Du bequem Deine 2FA durchführen kannst.

Die Apps sind nicht sehr groß und bergen den Vorteil, dass Du Dein Smartphone in der Regel immer in der Nähe hast. So kannst Du Dich schneller einloggen, als über die Email-Authentifizierung. Sicher sind dennoch beide Varianten.

Anmerkung zu Apps von Drittanbietern
Meet4 steht neben moderne Teamkollaboration, vor Allem auch für die Sicherheit eurer Kommunikation und der Daten, die damit einhergehen. Dazu haben wir Meet4 gründlich auf Herz und Nieren überprüft. Wir versuchen auch Apps von Drittanbietern ausgiebig zu testen und Empfehlungen dazu abzugeben.
Allerdings sind die Anbindungsmöglichkeiten von Dritt-Anbieter-Tools für Meet4 derart umfangreich und werden täglich erweitert, sodass es unserem Team nicht möglich ist, jede Anbindung sofort einem Sicherheitsaudit zu unterziehen. Wir empfehlen daher ausdrücklich, vor der Installation von Dritt-Anbieter-Apps zusätzlich mit eurer/eurem Administrator:in zu sprechen und ggf. auch mit eurer/eurem Expertin/Experten für Datenschutz.

Selbstverständlich steht Dir bei Fragen auch immer unser freundlicher Support zur Seite.

Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung über Dein Mobilgerät zu aktivieren, ist es zunächst notwendig eine Authenticator-App wie etwa Google Authenticator, Authy oder Duo auf Deinem Android-Smartphone zu installieren. Eine quelloffene Alternative, die auch für Dein Iphone funktioniert, findest Du hier.

Nach der Installation der App öffnest Du Meet4 und gehst in Deine Sicherheitseinstellungen wie zuvor beschrieben. Mit einem Klick auf Zwei-Faktor-Authentifizierung öffnet sich ein Menü mit einem QR-Code, den Du nun mit Deinem Mobilgerät scannen kannst. Danach ist Deine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet.

2FA via Email

Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung via Email einzurichten, benötigst du zunächst eine verifizierte Email. In der Regel wurde diese bereits im System hinterlegt. Klicke in Deinen Sicherheitseinstellungen auf den Button Enable two-factor authentication vie Email. Der Button verfärbt sich daraufhin rot und Dir wird eine Systemnachricht in der oberen rechten Ecke eingeblendet, die die Aktivierung der 2FA bestätigst.

Persönicher Zugangsschlüssel (Access-Token)

Der persönliche Zugangsschlüssel (engl. auch “Access-Token genannt) ist ein vom System generierter Schlüssel, der aus einer langen Zeichenkette besteht. Er wird vor Allem dafür verwendet, dass andere Tools mit Meet4 kommunizieren können z.B. über die “API”

Ein neuen Zugangschlüssel erstellen

Um einen neuen Zugangschlüssel zu erstellen, gehe in die Konto-Einstellungen und wähle den Punkt Persönlicher Zugangschlüssel in der linken Seitenleiste, um zu Deinen Tokens zu gelangen.
Durch einen Klick auf denHinzufügen-Button generiert dir Meet4 automatisch Deinen Schlüssel. Er wird Dir in einem neuen Fenster angezeigt.
Nun kannst Du Deinen Access-Token kopieren in dort einfügen, wo Du den Schlüssel benötigst. Beachte bitte, dass der Zugangsschlüssel Dir nur in diesem Fenster angezeigt wird. Später ist nur noch ein Teil des Schlüssels ersichtlich.

Mit einem Klick auf ok glangst Du zurück ins “Token-Menü”. Hier werden Dir Deine Schlüssel angezeigt. Mit einem Klick auf die Pfeile kannst Du den Schlüssel davor erneuern und mit der Mülltonne daneben löscht Du den entsprechenden Schlüssel.

Zwei-Faktor-Authentifizierung ignorieren

Hast Du für Dich eine 2FA eingerichtet, kann das für manche Tools ein Hindernis sein, wenn diese sich mit Deinem Access-Token bei Meet4 anmelden möchten.

In dem Fall aktiviere einfach das Häkchen bei “Ignorieren Zwei-Faktor-Authentifizierung” unter dem Eingabefeld, bevor Du den neuen Schlüssel generierst.

Support

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- Zuletzt geändert June 29, 2021