Adressbuchverwaltung

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In der Adressbuchverwaltung können Sie in Contactbox angelegte Adressbücher einsehen sowie die Anzahl der Kontakte, die darin enthalten sind, und die dazugehörigen Benutzergruppen mit ihren Feldrechten. Hier können Sie auch neue Adressbücher anlegen oder bestehende löschen.

Durch die Adressbuchverwaltung haben Sie die Möglichkeit eine Zugriffseinschränkung auf Kontakte für ausgewählte Benutzergruppen einzurichten. Das erleichtert die Anwendung für Benutzer:innen und führt zu einer DSGVO-Konformen Benutzung von Contactbox.

Durch die Einschränkung des Zugriffs können Sie ferner gewährleisten, dass Benutzer_innen jeweils nur die personenbezogenen Informationen erhalten, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Erstellen Sie dafür zunächst “Benutzergruppen” gemäß ihres Zwecks. Fügen Sie den Gruppen im nächsten Schritt entsprechende “Benutzer” zu und legen Sie die Feldrechte für die neuen Benutzer:innen fest.

Beispielsweise könnte für die Tätigkeit einer zentralen Hausverwaltung eine Gruppe „Hausverwaltung“ angelegt werden, der die Verwalter:innen zugeordnet sind. Eine weitere Gruppe könnte in diesem Beispiel die Abteilung „Facility Management“ sein, zu der die Hausmeister:innen gehören. Über die Feldzugriffsrechte können Sie nun im nächsten Schritt genau die Informationen definieren, die die jeweiligen Benutzer:innen brauchen. So könnten die Hausmeister:innen keine Rechte zum Ändern der Stammdaten besitzen und über ihr Adressbuch nur Zugriffe auf offene Service-Aufträge und Kontaktdaten haben, während die Zentrale darüber hinaus ebenfalls Zugriff auf ihr eigenes Adressbuch hat und damit auf weitere personenbezogene Daten wie Verträge oder Zahlungsinformationen der Mieter:innen.

Die Adressbuchverwaltung erreichen Sie über den gleichnamigen Tab im Konfigurationsmenü.

Standard-Adressbuch

Jede Version von Contactbox führt ein Standard-Adressbuch. Solange keine eigenen Adressbücher angelegt werden, werden sämtliche Kontakte im Standard-Adressbuch gespeichert.

Nach dem Anlegen von eigenen Adressbüchern können Sie in der “Konfiguration” - “Adressbuchverwaltung” auch ein eigenes Adressbuch als Standardadressbuch auswählen

Adressbuch-Übersicht

1. Über das Schloss-Symbol können Sie Ihre Adressbücher bearbeiten.

2. Name der jeweiligen Adressbücher

3. Unter Kontakte werden Ihnen die Anzahl der jeweiligen Kontakte der Adressbücher angezeigt.

4. Hier sehen Sie, welche Benutzergruppen Zugriff auf das jeweilige Adressbuch haben.

5. Die letzten Spalten der Übersicht zeigen Ihnen Detailiert die Gruppenrechte zu den jeweiligen Adressbüchern. Gruppen, die hier nicht aufgeführt werden, haben keinen Zugriff auf das dazugehörige Adressbuch.

• Ein rotes Kreuz bedeutet keine Feldrechte.
• Ein gelbes Auge bedeutet das Recht auf Ansicht und
• ein grüner Haken vollen Zugriff.

Ein neues Adressbuch anlegen

Über den Button „+ Adressbuch hinzufügen“ können Sie ein neues Adressbuch hinzufügen. Geben Sie dazu die Bezeichnung für das neue Adressbuch in das dafür vorgesehene Eingabefeld und speichern Sie es über den Button „Adressbuch anlegen“

Ein Adressbuch zum Standard-Adressbuch ernennen

Wählen Sie über das Dropdown-Menü ein neues Standard-Adressbuch aus Ihren bestehenden Adressbüchern aus. Hierin werden alle neuen Kontakte eingefügt werden, sofern bei der Erstellung kein anderes Adressbuch manuell ausgewählt wird.

Ein Adressbuch löschen

Zum Löschen eines Adressbuchs öffnen Sie zunächst die Adressbuch-Bearbeitung durch Klicken auf das Schloss-Symbol vor der Adressbuchbezeichnung. Tragen Sie nun als neue Bezeichnung „DELETE“ in das Eingabefeld und speichern Sie die Eingabe über den Button.

Contactbox zeigt Ihnen die Änderungen an und bittet Sie, den Vorgang durch erneutes Klicken auf den Speichern-Button zu bestätigen.

Adressbuch: Freigaben und Feldrechte bearbeiten

Um weitere Einstellungen für ein Adressbuch vorzunehmen, klicken Sie auf das „Schloss-Symbol“ vor dem entsprechenden Adressbuch, das Sie bearbeiten möchten. Contactbox öffnet das Bearbeitungsmenü.

1. Adressbuch-Eingabefeld

Über dieses Feld können Sie Ihr Adressbuch umbenennen.

2. Benutzrgruppen-Freigaben

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie sämtliche Rechte für die jeweilige Benutzrgruppe auf einmal ändern.

3. Adressbuch-Freigaben

Hier können Sie die Freigaben im Einzelnen ändern. Eine Erläuterung der Symbole finden sie hier.

4. Freigabe Hinzufügen

Wenn Sie auf diese Schaltflche klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie über das Dropdown-Menü Benutzergruppen für eine Freigabe auswählen können.

5. zurück

Mit dieser Schaltflche beendern Sie die Eingabe ohne Speicherung.

Speichern Sie Ihre Einstellung mit einem Klick auf die Schaltflche “Speichern”.

Adressbuch-Synchronisation

Im letzten Punkt der Adressbuchverwaltung haben Sie die Möglichkeit, die Kontakte in Contactbox mit einem CardDav-fähigen System wie Kerio-Connect, OwnCloud oder Nextcloud zu synchronisieren, damit Redundanzen vermieden werden.

Mehr zur Synchronisation von Kontakten finden Sie hier.