Adressbuchverwaltung

Verwaltung von Kontakten in Adressbüchern

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In der Adressbuchverwaltung können Sie in CONTACTBOX angelegte Adressbücher einsehen sowie die Anzahl der Kontakte, die darin enthalten sind, und die dazugehörigen Benutzergruppen mit ihren Feldrechten. Hier können Sie auch neue Adressbücher anlegen oder bestehende löschen.

Durch die Adressbuchverwaltung haben Sie die Möglichkeit eine Zugriffseinschränkung auf Kontakte für ausgewählte Benutzergruppen einzurichten. Das erleichtert die Anwendung für Benutzer:innen und führt zu einer DSGVO-Konformen Benutzung von CONTACTBOX.

Durch die Einschränkung des Zugriffs können Sie ferner gewährleisten, dass Benutzer_innen jeweils nur die personenbezogenen Informationen erhalten, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Erstellen Sie dafür zunächst “Benutzergruppen” gemäß ihres Zwecks. Fügen Sie den Gruppen im nächsten Schritt entsprechende “Benutzer” zu und legen Sie die Feldrechte für die neuen Benutzer:innen fest.

Beispielsweise könnte für die Tätigkeit einer zentralen Hausverwaltung eine Gruppe „Hausverwaltung“ angelegt werden, der die Verwalter:innen zugeordnet sind. Eine weitere Gruppe könnte in diesem Beispiel die Abteilung „Facility Management“ sein, zu der die Hausmeister:innen gehören. Über die Feldzugriffsrechte können Sie nun im nächsten Schritt genau die Informationen definieren, die die jeweiligen Benutzer:innen brauchen. So könnten die Hausmeister:innen keine Rechte zum Ändern der Stammdaten besitzen und über ihr Adressbuch nur Zugriffe auf offene Service-Aufträge und Kontaktdaten haben, während die Zentrale darüber hinaus ebenfalls Zugriff auf ihr eigenes Adressbuch hat und damit auf weitere personenbezogene Daten wie Verträge oder Zahlungsinformationen der Mieter:innen.

Sollten Sie keine Adressbücher hinzufügen, werden alle neu angelegten Kontakte automatisch dem Standard-Adressbuch zugeordnet.

Die Adressbuchverwaltung erreichen Sie über den gleichnamigen Tab im Konfigurationsmenü.

Ein neues Adressbuch anlegen

Wenn Sie den Reiter “Adressbücher” öffnen, finden Sie eine Übersicht über alle vorhandenen Adressbücher innerhalb CONTACTBOX.

Über den Button „+ Adressbuch hinzufügen“ (1) können Sie ein neues Adressbuch hinzufügen. Geben Sie dazu die Bezeichnung für das neue Adressbuch in das dafür vorgesehene Eingabefeld und speichern Sie es über den Button „Adressbuch anlegen

Ein Adressbuch zum Standard-Adressbuch ernennen

Sie können über das Dropdown-Menü (2) aus Ihren bestehenden Adressbüchern ein Standard-Adressbuch auswählen, in das alle neuen Kontakte eingefügt werden, sofern bei der Erstellung kein anderes Adressbuch manuell ausgewählt wird.

Ein Adressbuch löschen

Zum Löschen eines Adressbuchs öffnen Sie zunächst die Adressbuch-Bearbeitung durch Klicken auf das Schloss-Symbol vor der Adressbuchbezeichnung (3). Tragen Sie nun als neue Bezeichnung „DELETE“ in das Eingabefeld und speichern Sie die Eingabe über den Button.

CONTACTBOX zeigt Ihnen die Änderungen an und bittet Sie, den Vorgang durch erneutes Klicken auf den Speichern-Button zu bestätigen.

Adressbuch: Freigaben und Feldrechte bearbeiten

Um weitere Einstellungen für ein Adressbuch vorzunehmen, klicken Sie auf das „Schloss-Symbol“ vor dem entsprechenden Adressbuch, das Sie bearbeiten möchten. CONTACTBOX öffnet das Bearbeitungsmenü.

Im Eingabefeld unter „Adressbuch“ (1) können Sie eine neue Adressbuchbezeichnung eingeben. Falls Sie hier versehentlich eine Eingabe machen und zurück zum ursprünglichen Namen des Adressbuches möchten, drücken Sie auf das Ladekreis-Symbol neben dem Eingabefeld.

Daneben sehen Sie, wie viele Kontakte in diesem Adressbuch liegen (2) und welche “Benutzergruppen” Zugriff auf das Adressbuch haben (3).

Über den “+ Freigabe hinzufügen"-Button (4) können Sie neue “Benutzergruppen” zu dem Adressbuch hinzufügen.

Fügen Sie “Benutzergruppen” eine Freigabe für das Adressbuch hinzu, indem Sie den Button „+ Freigabe hinzufügen“ wählen, daraufhin eine Benutzergruppe aus der Auswahlliste auswählen und auf „Speichern“ klicken.

Die aktuelle Bearbeitung schließt sich danach. Öffnen Sie sie erneut über das „Schloss-Symbol“, um der neu hinzugefügten “Benutzergruppe” Feldzugriffsrechte zu vergeben.

Sie können die Feldzugriffsrechte für “Benutzergruppen” einzeln vergeben, indem Sie auf das Kästchen Klicken, das in der Zeile der “Benutzergruppe” liegt, für die Sie ein Recht ändern möchten und in der Spalte des jeweiligen Rechtes, das Sie für diese Gruppe vergeben möchten.

  • Ein rotes Kreuz bedeutet keine Feldrechte.
  • Ein gelbes Auge bedeutet das Recht auf Ansicht und
  • ein grüner Haken vollen Zugriff.

Sie können die Feldrechte auch über ein Klick auf die Schaltfläche mit dem Namen der “Benutzergruppe” für die ganze Zeile steuern.

Sie entfernen “Benutzergruppen” aus dem aktuellen Adressbuch, indem Sie der Gruppe alle Rechte nehmen und auf „speichern“ klicken.

Adressbuch-Synchronisation

Im letzten Punkt der Adressbuchverwaltung haben Sie die Möglichkeit, die Kontakte in CONTACTBOX mit einem CardDav-fähigen System wie Kerio-Connect, OwnCloud oder Nextcloud zu synchronisieren, damit Redundanzen vermieden werden.

Mehr zur Synchronisation von Kontakten finden Sie hier.

- Zuletzt geändert May 4, 2021