Verlaufe, Wiedervorlagen, Termine

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Konsequente Kontaktverläufe sind eines der wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Kontaktverwaltung und können Ihre Ansprache erhebliche verbessern. Besonders im Team haben so alle Mitarbeitenden stets die Übersicht, was wann bisher von wem mit dem Kontakt besprochen oder für ihn getan wurde. Aber auch als “Einzelkämpfer” ist es oft schwer die gesamte Übersicht zu halten. CONTACTBOX wird Ihnen dabei über den Verlauf eines Kontaktes dabei helfen, immer die richtige Ansprache zu finden.

Den Kontakt-Verlauf finden Sie übergreifend in allen Reitern der Kontakt-Ansicht.

Wie üblich haben Sie hier die Möglichkeit alle Einträge über einen Zeitraum (1) oder über ein Schlagwort (2) zu filtern.

Ein Klick auf die Spalten-Köpfe für die Felder Letzter Kontakt und Erstellt am (3) sortiert die Einträge weiter ab- oder aufsteigend nach dem Datum, an dem der Eintrag erstellt wurde bzw. wann er tatsächlich stattgefunden hat.

Neben dem Letzter Kontakt und Erstellt am erfahren Sie hier die Art des Kontaktes, etwa ob es sich um einen Anruf oder einen Termin vor Ort gehandelt hat, sowie von welchem Benutzenden der Eintrag erstellt wurde. Über die Aktions-Leiste (4) haben Sie weitere Möglichkeiten:

  • Das Tonnen-Symbol löscht den Verlaufseintrag.
  • Das Papier-Symbol zeigt Ihnen an, ob zu dem Eintrag ein Datei-Anhang vorliegt. Mit einem Klick darauf öffnen Sie den Anhang.
  • Die Sprechblase gibt Ihnen die Möglichkeit, Verlaufseinträge für Ihre Kolleg_innen zu kommentieren. Kommentare werden kursiv unter dem jeweiligen Eintrag angezeigt.
  • Mit dem Stift-Symbol können Sie den Verlaufeintrag editieren und öffnen die Eingabe-Maske.

Einen Verlaufs-Eintrag anlegen/bearbeiten

Wenn Sie einen Eintrag zu einem Verlauf neu anlegen möchten, klicken Sie dazu auf “+ Neuer Eintrag” im allgemeinen Reiter der Kontakt-Ansicht. Zum Bearbeiten klicken Sie auf das Stift-Symbol zum entsprechenden Eintrag. Daraufhin öffnet sich die Eingabe-Maske für einen Verlaufseintrag.

  • Wie in DateienAnhänge beschrieben, haben Sie über das Feld im unteren Bereich (1) die Möglichkeit, eine Datei an den Verlaufseintrag anzuhängen.
  • Im großen Feld in der Mitte (2) können Sie ihre Bemerkung zum Verlaufseintrag niederschreiben.
  • Die Art der Verlaufseintrags (3) wird über ein Dropdownmenü bestimmt.

  • Im Feld oben rechts (4) können Sie das Datum und die Uhrzeit für den Verlaufseintrag auswählen. Nehmen Sie hier keine Einstellungen vor, wenn Sie möchten, dass CONTACTBOX automatischen den Zeitpunkt der Erstellung des Eintrages übernimmt.

Möchten Sie das Datum für Ihren Eintrag manuell erstellen, gehen Sie vor wie in Datum- & Zeiteinstellungen beschrieben.

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen sind zunächst ähnlich wie Termine aufgebaut. Zu einem Kontakt kann eine Bemerkung und ein Zeitpunkt angelegt werden. Anders als Termine sind Wiedervorlagen jedoch als Aufgaben zu verstehen, die nicht zwingend an einen fixen Zeitpunkt geknüpft sind. Der Kontakt, zu dem eine Wiedevorlage besteht, weiß im Gegensatz zu Terminen in der Regel nicht, dass eine Wiedervorlage zu seinem Kontakt vorliegt.

Wenn ein Kunde sich bspw. von Ihnen wünscht, dass Sie sich in ca. zwei Wochen wieder bei ihm melden, dann ist das anfangs nichts anderes als eine Aufgabe, die in etwa zwei Wochen erfolgen soll. Sie ist aber nicht zwingend mit einem fixen Zeitpunkt mit dem Kunden verknüpft. Daher kann sie perfekt als Wiedervorlage angelegt werden.

Sie finden die Wiedervorlagen zu einem Kontakt in der Kontaktansicht des jeweiligen Kontaktes. Sie werden analog zu Terminen und Verläufen dargestellt.

Eine Übersicht aller Wiedervorlagen für Sie selbst oder von Ihnen für andere Benutzer_innen finden Sie im Wiedervorlagen-Browser.

Eine Wiedervorlage anlegen/bearbeiten

Zum Anlegen einer neuen Wiedervorlage klicken Sie mit rechts auf einen Kontakt und wählen im Kontextmenü den Punkt “Auf Wiedervorlage setzen”. Alternativ können Sie direkt bei den Wiedervorlagen in der Kontaktansicht auf “+ Neuer Eintrag” klicken.

Zum Bearbeiten einer bestehenden Wiedervorlage klicken Sie auf das orangene “Stift-Symbol” in der Aktionsspalte.

Es öffnet sich das Fenster für die Wiedervorlage:

Neben der Art der Wiedervorlage, etwa einem Anruf oder einer Email können Sie im oberen Bereich das Datum der Wiedervorlage bestimmen.

Darunter habenSie die Möglichkeiten, eine Bemerkung einzugeben und wie gewohnt auch einen Dateianhang zu der Wiedervorlage zu legen.

Termine

Termine sind eine weitere wichtige Funktion in CONTACTBOX. CONTACTBOX sieht vor, dass zu jedem Termin immer ein Zusammenhang mit einem Kontakt besteht.

Sie können Ihren Kalender mit CONTATCBOX synchronisieren. Termine zu einem Kontakt, die innerhalb CONTACtbOX erstellt werden, stehen Ihnen sind dann auch auf Ihrem Kalender zur Verfügung. Gleichfalls können andere Benutzer_innen innerhalb CONTACTBOX eine automatische Verfügbarkeitsprüfung durchführen, die auch sonstige Termine in Ihrem Kalender berücksichtigt. Sie können jedoch keine Termine ohne Zusammenhang zu einem Kontakt in CONTACTBOX anlegen.

Einen neuen Termin anlegen

Ein neuer Termin kann für einen einzelnen Kontakt über das Kontextmenü oder innerhalb der Kontaktansicht über den Button “+ Neuer Termin” angelegt werden. Wird ein neuer Termin angelegt öffnet sich das Termin-Fenster.

  • Über das Dropdown-Menü (1) können Sie auswählen für welchen Benutzenden Sie den Termin anlegen möchten.
  • Im Feld daneben (2) können Sie die Art des Termins festlegen, etwa ob es sich dabei um einen Termin vor Ort oder im Hause handelt.
  • Bestimmen Sie als Nächstes den Zeitpunkt des Termins (3). Sie können hier ebenfalls ein Häkchen setzen, wenn es sich um einen ganztägigen Termin handelt. In dem Fall wird die Dauer des Termins ausgegraut und kann nicht weiter eingestellt werden.
  • Stellen Sie die Dauer des Termins (4) hier im Dropdown-Menü ein. Der Zeitraum wird bei Synchronisation mit dem Kalender des Benutzenden automatisch geblockt nach Speichern des Termins.
  • Sie können dem Benutzenden, für den der Termin bestimmt ist, eine Erinnerung (5) innerhalb CONTACTBOX zukommen lassen, die ihn an den Termin erinnert. Stellen Sie den Zeitpunkt für die Erinnerung über das Dropdown-Menü ein. Der Zeitpunkt kann von 5 Min vorher bis 1 Woche zuvor reichen. Mehr zum Thema Erinnerungen finden Sie hier.
  • Wenn ein Kalender synchronisiert wurde, können Sie über den Verfügbarkeits-Check (6) automatisch prüfen lassen, ob der Benutzende für den angedachten Zeitraum des Termins verfügbar ist.
  • Im darunter liegenden Feld (7) haben Sie die Möglichkeit über einen Freitext weitere Informationen zu dem Termin zu vermerken.
  • Abschließend können Sie wie immer in CONTACTBOX eine beliebige Datei über die Schaltfläche (8) anhängen. Mehr Informationen zum Anhängen von Dateien finden Sie hier.

Speichen Sie den Termin wie gewohnt über die Schaltfläche am unteren Rand oder brechen Sie den Vorgang ab.

Kommentieren von Wiedervorlagen und Terminen

Wiedervorlagen und Termine können von anderen Benutzenden kommentiert werden. Kommentare werden über das kleine Sprechblasen-Symbol am Eintrag angelegt. Benutzende sehen, von wem und wann ein Kommentar angelegt worden ist.

Die Kommentare sind auch in der Kontakt-Ansicht einsehbar.

Nur Benutzende, die die Vorlage angelegt haben, sehen diese auch in ihrem Wiedervorlagenbrowser. In der Kontaktansicht, werden Kommentare für alle angezeigt, die eine Berechtigung besitzen, die dazugehörigen Termine oder Wiedervorlagen einsehen zu dürfen.

- Zuletzt geändert June 1, 2021