DSGVO

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Reiter DSGVO im Kontaktfensters

Innerhalb eines Kontaktes finden Sie den Reiter „DSGVO“. Er ist neben den allgemeinen Kontaktinformationen der einzige Reiter, der von Beginn an zur Verfügung steht.

Hier befinden sich alle Felder und Informationen, die Sie laut DSGVO über einen Kontakt wissen oder erfassen müssen. Sie können diesem Reiter noch weitere eigene Felder hinzufügen, allerdings keine der vorhanden Felder entfernen.

DSGVO Verarbeitungstätigkeit

Die Verarbeitungstätigkeiten werden vorab von einem Administrierenden angelegt und ausgefüllt. Andere Benutzer können einem Kontakt dann mit einem Klick eine neue Verarbeitungstätigkeit hinzufügen.

DSGVO Erfassungsdatum

Das Erfassungsdatum entspricht der Erfassung des Kontaktes in Contactbox. Es kann jedoch auch nachträglich verändert werden.

DSGVO Löschdatum

Dieses Feld ist nicht editierbar. Das Löschdatum wird automatisch aus der Löschfrist generiert, die der Verarbeitungstätigkeit zugrunde liegt. Sollte es keine Löschfrist geben, bleibt dieses Feld leer.

DSGVO Quelle

Ein Listenfeld zur Auswahl der Quelle, aus welcher die Kontaktdaten stammen. Die Quellen können von jedem Mitarbeitenden angelegt werden.

DSGVO AV-Vertrag

Hier kann vermerkt werden, ob zu dem Kontakt ein Datenverarbeitungsvertrag vorliegt.

Wir empfehlen den AV-Vertrag direkt als PDF über den Dateiupload im Kontakt zu hinterlegen.

DSGVO Folgenabschätzung

Über dieses Listenfeld können alle Benutzenden einen Wert zur Folgenabschätzung hinterlegen.

DSGVO Risikostufe

Verwenden Sie unterschiedliche Risikostufen, können diese hier hinterlegt werden.

DSGVO Sperren

Über dieses Feld können Sie Kontakte sperren. Contactbox meldet Ihnen regelmäßig alle Kontakte, die zur Löschung anstehen in einer Liste.

Recht auf Löschung der eigenen Daten nach Art.17 DSGVO

Sollten Sie eine Aufforderung zum Löschen der personenbezogenen Daten erhalten, können Sie dieser ganz einfach über das Feld Sperren nachkommen. Gesperrte Kontakte sind in der regulären Datenbank nicht mehr vorhanden und gelten laut DSGVO als gelöscht. Manchmal kommt es jedoch zu einem Konflikt mit einer Aufbewahrungsfrist, etwa für das Finanzamt, wenn es sich um Kundendaten handelt. Dazu liegen gesperrte Kontakte auf einer Sperrliste und können somit dennoch von einem Administrierenden zur Vorlage beim Finanzamt herausgegeben werden.

Recht auf Auskunft nach Art.15 DSGVO

Sollten eine Person eine Datenauskunft nach Art.15 DSGVO wünschen, können Sie ganz einfach einen Export erstellen, der sämtliche Felder einschließlich der Informationen des DSGVO-Reiters enthält und diesen als PDF übersenden.

DSGVO-Bereich im Kontextmenü

Die DSGVO-Einstellungen finden Sie auch im Kontextmenü. Damit können Sie Massenänderungen der einzelnen Listenfelder vornehmen, etwa um einer Liste von ausgewählten Kontakten mit wenigen Klicks eine neue Verarbeitungstätigkeit zuzuweisen.