Fragen und Antworten

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Tipps und Tricks im Umgang mit Contactbox

Bei der Pflege von Kontakten in Contactbox treten wiederkehrende Fragen auf, wie verschiedene Herausforderungen bewältigt werden können.

Wir möchten diese Fragen hier detailliert für Sie beantworten und so ein Wissenspool aufbauen, der Sie neben der Online-Dokumentation mit gezielten Tipps & Tricks zum Umgang mit Contactbox versorgt.

Kontakte nach letzter Kontakt / zuletzt kontaktiert filtern

Wann hatte ich zuletzt mit wem kontakt? Wen habe ich bereits länger nicht gesprochen? - Diese Fragen kann Ihnen Contactbox ganz leicht beantworten, ohne dass Sie zunächst ein eigenes Feld dafür befüllen müssen.

Das Standardfeld REVmit dem Namen Überarbeitungsdatum wird vom System automatisch mit einem aktuellen Datum nebst Uhrzeit versehen, immer wenn eine Aktion im Kontakt erfolgt. Sobald also jemand ein Feld befüllt, einen Verlaufseintrag anlegt oder ein Termin einträgt - einfach bei jeder Aktion im Kontakt - aktualisiert sich dieses Feld automatisch.

Das Feld wird nicht im Kontaktfenster angezeigt, kann aber im Kontaktbrowser gefiltert und eingesehen werden.

Sie können die Einträge in diesem Feld wie bei jedem anderen im Kontaktfilter berücksichtigen. Möchten Sie also wissen: Mit wem hat mein Team seit April 2022 nicht mehr gesprochen?
würde im Kontaktfilter übersetzt heißen:
Zeige mir alle Kontakte, deren Überarbeitungsdatum kleiner ist als der letzte Tag im April 2022.

In Contactbox sehe das dann so aus:

Nun können Sie die Prämissen nutzen, um auch andere Fragen zu beantworten.

Kontakte in ein anderes Adressbuch verschieben

Wenn Sie Ihre Kontakte in ein anderes Adressbuch verschieben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Nutzen Sie den Kontaktfilter, um sich lediglich alle Kontakte eines einzelnen Adressbuches in Ihrem Kontaktbrowser anzeigen zu lassen.

Im Fenster erweiterte Suche

• Wählen Sie bei “Feldauswahl” das Feld “Adressbuch” aus. Ggf. müssen Sie dafür durch die Liste Ihrer eigenen Felder nach oben scrollen. Der Eintrag “Adressbuch” sollte einer der ersten sein.
• Als Prämisse kann “gleich” ausgewählt bleiben.
• In das Feld rechts “Inhalt der Prämisse” tragen Sie nun den Namen des Adressbuchs ein, aus dem die Kontakte verschoben werden sollen. Achten Sie jedoch auf die genaue Schreibweise.
• Klicken Sie auf Suchen.

Nun werden Ihnen alle Kontakte des ausgewählten Adressbuchs in der Suche Ihres Kontaktbrowsers angezeigt.

2. Wählen Sie nun den Punkt “Bearbeiten” im Hauptmenü und weiter “Listen ändern” -> “Adressbuch” -> “Auf Suche anwenden”. Da die Kontakte durch die Kontaktfilter vorgefiltert sind, muss keine weitere Auswahl getroffen werden.

3. Wählen Sie schließlich in dem neuen Fenster mit der Feldauswahl das Adressbuch, in welches die Kontakte verschoben werden sollen, und klicken Sie auf speichern.

Die Kontakte sind nun dem anderen Adressbuch zugeordnet.