erweiterte Funktionen

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Menüleiste oder Kontext?

CONTACTBOX bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre Kontakte zu verwalten. Ganz, wie Sie es mögen.

Viele der hier genannten Funktionen erreichen Sie daher nicht nur über die Menüleiste am oberen Rand, sondern ebenfalls über das Kontextmenü, das Sie mit einem Klick der rechten Maustaste öffnen können.

Massen-Auswahl

Sie können innerhalb des Kontakt-Browsers mehrere Kontakte gleichzeitig auswählen, indem Sie die Kontakte in den Zeilen nacheinander auswählen oder die “SHIFT”-Taste und die linke Maustaste gedrückt halten und über die entsprechenden Zeilen fahren. So wählen Sie ausgewählte Kontakte auch wieder ab.

Nach vielen Funktionen im Kontext- und Haupt-Menü haben Sie die Option “Auf Auswahl anwenden”. So wird die entsprechende Funktion direkt auf Ihre Auswahl angewendet.

Wenn Sie mehrere Kontakte ausgewählt haben, zeigt Ihnen CONTACTBOX dies im Kontakt-Browser über dem Suchfeld an. Mit einem Klick auf die Zahl, wird Ihnen diese Auswahl als Liste innerhalb des Kontakt-Browsers zur weiteren Bearbeitung angezeigt.

Beziehungen

Mit Beziehungen können Sie frei wählbare Abhängigkeiten oder sonstige wichtige Verbindungen zwischen Ihren Kontakten darstellen. Hier im Beispiel eines Anwalts werden etwa Streitgegner und zuständige Gerichte mit Beziehungen dargestellt.

So haben Sie diese Verbindungen nicht nur sehr übersichtlich direkt innerhalb Ihres Kontaktes, sondern können zusätzlich einfach auf den entsprechenden Kontakt in der Beziehung klicken, um diesen sofort zur Ansicht zu öffnen.

Eine Beziehung besteht immer aus einem Elternteil und mindestens einem abhängigen Kontakt. Diese Abhängigkeit wird über die kleine C-Plakette (für Children) oder P-Plakette innerhalb der Kontaktansicht ausgewiesen und kann durch die Pfeile getauscht werden.

Beziehungen können Sie wie andere Funktionen sowohl direkt in der Kontakt-Ansicht, über das Kontext-Menü, oder der Menüleiste ausgelöst werden. Wie bei dem Verknüpfen von Ansprechpartnern öffnet sich das Zuordnungs-Menü.

Nun haben Sie die Möglichkeit im Kontaktbrowser die Kontakte auszuwählen, die Sie in Beziehung setzen möchten. Über das Dropdown-Menü bei Beziehungsart können Sie bereits bestehende Beziehungen direkt auswählen. Speichern Sie ihre Beziehung nun, indem Sie unten auf Speichern drücken. Zum Definieren einer neuen Beziehungsart, nutzen den orangenen kleinen Stift daneben. Daraufhin verändert sich das Menü etwas wie folgt.

Sie können hier im Textfeld eine neue Beziehungsart eingeben, und diese mit dem kleinen, orangenen + daneben zu der Liste von Beziehungen in Ihrer CONTACTBOX hinzufügen. Über das kleine, orangene Minus an bestehenden Beziehungsarten können Sie vorhandene Beziehungen aus der Liste löschen. Klicken Sie auf Speichern, um wieder in das vorherige Zuordnungsmenü zu gelangen und Ihre neue Beziehungsart auszuwählen.

In die Zwischenablage kopieren

CONTACTBOX bietet Ihnen die Option, einfach Felder oder einen Kontakt in Ihre Zwischenablage zu legen, um Sie über das Copy&Paste-Verfahren in anderen Anwendungen zur Verfügung zu haben.

Ein Spaltenfeld in die Zwischenablage legen

Um das Feld einer Spalte in die Zwischenablage zu legen, klicken Sie auf das gewünschte Feld im Kontakt-Browser mit der Rechten Maustaste, um das Kontext-Menü zu öffnen und wählen Sie den Punkt In die Zwischenablage kopieren.

Die Information des entsprechenden Feldes liegt jetzt in Ihrer Zwischenablage und kann in einer anderen Anwendung über die Funktion “Einfügen” oder die Tastenkombination “STRG” & “C” eingefügt werden.

Bitte beachten Sie, dass eine solche Verwendung je nach Feld-Information und Verwendungszweck evtl. im Rahmen der DSGVO dokumentiert werden sollte und dies nicht automatisch von CONTACTBOX erfasst wird.

Eine Adresse in die Zwischenablage kopieren

Sie können auch die komplette Anschrift eines Kontaktes in die Zwischenablage legen. Öffnen Sie dazu die Kontakt-Ansicht um in das Kontakt-Menü zu gelangen und wählen Sie den Punkt In die Zwischenablage kopieren. Daraufhin öffnet sie ein Textfeld mit dem Namen und der Adresse des Kontaktes.

Hier können Sie nun die gewünschten Zeilen markieren und über den Rechtsklick “kopieren”.

Blackboard

Das Blackboard (oder auch Schwarzes Brett) eignet sich hervorragend, um sich selbst temporär an kleine Aufgaben zu erinnern. Besprechen Sie in einem Telefonat beispielsweise, dass Sie Ihrem Kontakt später noch weitere Informationen in einer Email schreiben wollen, kann das Blackboard Ihren Workflow erleichtern. Anstatt sich selbst eine Wiedervorlage anzulegen, können Sie den Kontakt mit einer kleinen Notiz auf Ihr Blackboard legen. Später am Tag arbeiten Sie dann einfach das Blackboard ab und haben dort alle kleinen Aufgaben übersichtlich dargestellt.

Das Blackboard wird auf Benutzer_innen-Ebene gespeichert. Kontakte die auf dem Blackboard liegen sind nur für den jeweiligen Benutzenden sichtbar. Notizen die hier angehangen werden, werden nur auf dem Blackboard dargestellt und nicht zusätzlich in dem Notizfeld des Kontaktes gespeichert. Wird ein Kontakt vom Blackboard entfernt, wird anhängende Notiz ebenfalls gelöscht.

Kontakte auf das Blackboard legen

Wie viele andere Funktionen steht Ihnen das Blackboard an verschiedenen Stellen innerhalb CONTACTBOX zur Verfügung. Sie können einen einzelnen Kontakt über das Kontakt-Menü innerhalb der Kontakt-Ansicht auf das Blackboard legen, oder über das Kontext- sowie Haupt-Menü, indem Sie dort “Auf Zeile anwenden* auswählen. Wenn Sie mehrere Kontakte gleichzeitig auf das *Blackboard* legen möchten, wählen diese die dort den Punkt “Aus Auswahl anwenden*, wie im hier beschrieben.

Ob ein Kontakt auf dem Blackboard liegt erkennen Sie daran, dass innerhalb der Kontakt-Ansicht ein kleines Fähnchen am oberen Rand des Fensters angezeigt wird. Mit einem Klick darauf öffnet sich das Blackboard mit dem entsprechenden Eintrag.

Das Blackboard verwenden

Das Blackboard öffnen Sie, indem Sie den entsprechenden Punkt im Haupt-Menü auswählen, oder auf das Fähnchen innerhalb eines Kontaktes klicken.

Hier sehen Sie alle Kontakte die derzeit auf Ihrem Blackboard liegen. Über das Notiz-Symbol können Sie wie im Beispiel oben einen Notizzettel anhängen, auf dem Sie kurze Informationen vermerken können. Das Fähnchen-Symbol hebt den dazugehörigen Kontakt innerhalb des Blackboards hervor, bspw. für wichtige Prioritäten. Mit dem Tonnen-Symbol können Sie den dazugehörigen Kontakt wieder vom Blackboard entfernen.

Dateien / Anhänge

Jedem Kontakt können beliebige Dateien angehängt werden - und zwar auf allen Ebenen. Also genau da, wo Sie die Datei brauchen, ob im Kontakt an sich, in einem Verlaufseintrag, einer Wiedervorlage oder passend zu einem Termin.

An vielen Stellen finden Sie die Schaltfläche (1) wie im Beispiel. Hier ist innerhalb des Reiters Dateien einer Kontakt-Ansicht. Mit einem Klick darauf öffnet sich Ihr Datei-Browser, in dem Sie eine beliebige Datei auswählen und an den Kontakt anhängen können. Alternativ ziehen Sie einfach eine Datei über “Drag&Drop” auf die Schaltfläche.

Die Datei wird Benutzenden an den Stellen angezeigt, an denen sie hinzugefügt wurde wie z.B. in einem Verlauf, einer Wiedervorlage oder einem Termin. Möchten Sie eine Datei zu dem Kontakt an sich ablegen, erreichen Sie das über die Schaltfläche im Reiter Dateien in der Kontakt-Ansicht.

Hier finden Sie auch sämtliche Dateien zu einem Kontakt übersichtlich aufgelistet. Dabei stellt CONTACTBOX dar, von wem sie hochgeladen wurde, wann sie hochgeladen wurde und an welcher Stelle und wie viel Speicherplatz sie belegt. Sollte der Speicherplatz Ihrer CONTACTBOX einmal nicht ausreichen, kontaktieren Sie uns, um ihn zu erweitern.

Sollten Sie viele Datei-Anhänge haben, können Sie diese natürlich wie immer über die Filter-Funktionen am oberen Rand sortieren. Auf der linken Seite nehmen Sie eine zeitliche Sortierung vor. Auf der rechten Seite können Sie die Einträge nach Schlagworten durchsuchen.

Erinnerungen

Sie können innerhalb CONTACTBOX Erinnerungen für sich selbst oder andere Benutzer_innen setzen. Erinnerungen sind dazu gedacht, rechtzeitig auf Termine hingewiesen zu werden und sind deshalb immer auch mit einem Kontakt verknüpft. Wie Sie Erinnerungen für Termine setzen, erfahren Sie hier.

Erinnerungen erscheinen für die Benutzenden am rechten Rand des Bildschirms wie im folgenden Beispiel

Hier haben Sie die Möglichkeit, über den “Öffnen-Button” auf der Erinnerung sofort auf den dazugehörigen Kontakt zuzugreifen.

Über den “Erledigt-Button”. Schließen Sie die Erinnerungen und veranlassen CONTACTBOX, Sie nicht mehr an den Termin zu erinnern.

Möchten Sie später erneut an den Termin erinnert werden, klicken Sie dafür aus den “Erneut erinnern-Button”.

Sie können alle Ihre Erinnerung einsehen und verwalten, wenn Sie im Hauptmenü den Punkt Erinnerungen auswählen.

Kategorien

Kategorien sind vollkommen frei wählbar und werden in der Kontaktansicht im Reiter Allgemein auf der rechten Seite angezeigt. Hier können sie auch über den “Kategorie ändern"-Eintrag verändert oder angelegt werden.

Kategorien funktionieren wie ein eigenes Listenfeld mit Mehrfachauswahl.

Legen Sie Kategorien für Kontakte an, wenn Sie diese später als Filter bei einer Suche wiederverwenden möchten.

Das Notizfeld

Innerhalb der Kontakt-Ansicht finden Sie ein Notizfeld, wie Sie es aus anderen Applikationen gewohnt sind. Hier haben Sie die Möglichkeit, unbegrenzt Informationen abzuspeichern.

Allerdings wird das Notizfeld in keiner der Suchen berücksichtigt, sodass wir empfehlen, eigene Listenfelder für die Informationen anzulegen, um sie filterbar zu machen.

Neben Listenfeldern kann Ihr Teammitglied mit Administrationsrechten auch eigene Textfelder anzulegen, die Sie als weitere Notizfelder verwenden können, um die Informationen dort abzulegen, wo sie später leicht wieder gefunden werden können. Informationen zur Akquise können z.B. auf ein Notizfeld im Reiter Akquise gesammelt werden.

- Zuletzt geändert June 1, 2021