Gruppenkonfiguration

Konfiguration und Rechte von Gruppen

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CONTACTBOX sieht vor, dass jedem Benutzenden eine Rolle zugewiesen wird. Diese Rolle wird über die “Gruppenkonfiguration” gesteuert und spiegelt die verschiedenen Arbeitsbereiche in einem Unternehmen wieder.

Später kann über zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten wie Zugriffsrechte auf “Felder” und “Adressbücher” genau festgelegt werden, welche Informationen zu einem Kontakt ein Benutzender einsehen und welche er verändern oder löschen darf.

So stellen Sie sicher, dass ein Mitarbeitender nur jene personenbezogenen Daten erhält, die er zur Erfüllung seiner Arbeit benötigt. Das erleichtert nicht nur die Benutzung von CONTACTBOX, da überflüssige Informationen ausgeblendet werden, es garantiert Ihnen zudem eine Pflege Ihrer Daten unter Berücksichtigung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung.

Beispiel:. In einem Beispiel könnte ein Servicedienstleister die Gruppen „Rechnungswesen/Büro“, „Außendienst“ und „Praktikanten“ erstellen, in die er die Teammitglieder des jeweiligen Bereiches hinzufügt.

Er legt fest, dass die Mitarbeiter:innen im Büro für die Rechnungserstellung Zugriff auf die Zahlungsdaten der Kunden haben sollen, sperrt diese Rechte allerdings für die Außendienstmitarbeiter:innen. Jene erstellen vor ort keine Rechnungen und benötigen die Zahlungsinformationen der Kunden daher nicht. Andersherum verhält es sich mit solchen Informationen, wie etwa der Platzierung des Hausschlüssels, den der Kunde dem Außendienstler bereitstellt. Diese benötigen die Mitarbeiter:innen im Büro nicht, wohl aber die Außendienstler:innen.

Der kaufmännische Praktikant schließlich soll nur Zugriff auf die Stammdaten der Kunden und Wiedervorlagen haben, damit er Anrufe, die er entgegennimmt, notieren und Rückrufwünsche der Kunden für andere Mitarbeiter:innen auf eine Wiedervorlage legen kann.

Wir empfehlen der Einrichtung von CONTACTBOX einige Überlegungen voranzustellen. Einen Leitfaden dazu finden Sie hier.

Beschreiben Sie zunächst, wie ihr Unternehmen/Verein aufgebaut ist. Anhand dieser Überlegung ist es sinnvoll, ihre Strukturen in CONTACTBOX zu übertragen.

Das funktioniert zum einen mit der Rollenzuweisung über die “Gruppenkonfiguration” und zum anderen über die Einrichtung von verschiedenen “Adressbüchern”, über die in einem weiteren Schritt die verschiedenen Kontakte sortiert werden können. Mehr zur Einrichtung von Adressbüchern siehe Kapitel Adressbuchverwaltung

Gruppe hinzufügen

Gehen Sie zum Erstellen einer neuen Gruppe in das Konfigurationsmenü und wählen Sie den Reiter „Gruppenkonfiguration“. Durch die Auswahl des Buttons „+ neue Gruppe hinzufügen“ erstellen Sie eine neue Gruppe. CONTACTBOX legt die Gruppe standardmäßig mit dem Namen „Neue_Gruppe“ an und trifft diese als Vorauswahl im Gruppen-Dropdown-Menü. Unter dem Punkt Gruppenkonfiguration: Gruppe bearbeiten erfahren Sie mehr, wie Sie Ihre neue Gruppe bearbeiten können.

Gruppe entfernen

Durch den Button „Gruppe löschen“ wird die ausgewählte Gruppe, gelöscht, sofern sie keinen “Benutzer” enthält. CONTACTBOX fordert Sie in einem gesonderten Dialog auf, das Löschen der Gruppe zu bestätigen.

Gruppe bearbeiten

Wählen Sie eine Gruppe im Dropdown-Menü unter dem Reiter „Gruppenkonfiguration“ aus, um diese zu bearbeiten.

Im Reiter „Allgemein“ können Sie der zu bearbeitenden Gruppe einen neuen Namen vergeben und grundlegende Berechtigungen für alle Benutzer_innen der Gruppe festlegen, etwa ob Benutzer_innen der Gruppe Drucken oder eine Beziehung zuordnen dürfen. Zum Ändern einer Berechtigung klicken Sie einfach auf das entsprechende Feld. Ein grünes Häkchen bzw. ein rotes Kreuz zeigt Ihnen an, ob das Recht gewährt oder eingeschränkt ist.

Eine Besonderheit in den allgemeinen Gruppeneinstellungen weist die Berechtigung „Listen verwalten“ auf. Es macht für viele Informationen Sinn, diese als Listenfeld zu führen. Sie können für “Benutzergruppen” entweder eine allgemeine Berechtigung zum Verwalten sämtlicher Listen vergeben oder einschränken wie zuvor beschrieben, oder aber Sie treffen eine individuelle Einstellung und wählen entsprechende Listen aus, für die Sie eine Zugriffsberechtigung erlauben. Wählen Sie dazu den Punkt „Auswahl“ unter „Listen verwalten“ im unteren Bereich der “allgemeinen Gruppenkonfigurationen”.

Ein gelbes Auge im Feld „Listen Verwalten“ (siehe Abbildung) zeigt Ihnen daraufhin an, dass Sie für diese Einstellung eine einschränkende Auswahl treffen. Mit einem Klick in das Feld „Listenfelder auswählen“ zeigt Ihnen CONTACTBOX alle verfügbaren Listenfelder an. Klicken Sie nun auf die entsprechenden Listenfelder, für die Sie eine Freigabe vergeben möchten und nutzen Sie abschließend den „Speichern“-Button, um Ihre Einstellung zu speichern.

Ein Beispiel: Sie haben eine Praktikantin in Ihrem Unternehmen, die, wie im Beispiel oben bereits beschrieben, zur Einarbeitung in ihrer ersten Woche das Telefon im Büro beantwortet. Dazu benötigt sie lediglich Zugriff auf die Stammdaten Ihrer Kunden, um einen Anrufenden in der CONTACTBOX aufzurufen und Schreibrechte für den Verlauf, sowie die Erstellung von Wiedervorlagen.

So kann sie auf den ersten Blick sehen, wann der letzte Kontakt mit einem Anrufenden bestand und worüber gesprochen wurde. Weiterhin kann sie den Verlauf durchgeführter Telefonate notieren und auf Wunsch der/des Kunden/Kundin einem anderen Mitarbeitenden eine Wiedervorlage mit der Bitte um Rückruf erstellen. Diese Berechtigungen reichen zur Ausübung der Tätigkeiten in der ersten Woche des Praktikums aus.

Im weiteren Verlauf würde ein Marketingmitarbeiter der Praktikantin jedoch gerne den Arbeitsauftrag geben, die Leads der letzten Messe anzurufen, um zu erfahren, ob das damalige Produktinteresse noch vorhanden ist und weitere Informationen gewünscht werden. Dazu wird ein eigenes Listenfeld mit dem Namen „Produktinteresse“ angelegt mit der Auswahloption „Ja“ und „Nein“. Damit der Praktikantin nun nicht Zugriff auf sämtliche Listen aus CONTACTBOX gewährt wird, kann der Administrierende mit der Auswahl festlegen, dass die Gruppe „Praktikanten“ nur Zugriff auf die Liste „Produktinteresse“ hat. Andere Listen können von der Gruppe nicht eingesehen oder verändert werden. Der Mitarbeiter der Marketingabteilung , der sämtliche Listen verwalten darf, kann dann später über eine Suchmaske alle Kontakte filtern, die auf der Messe angetroffen wurden und Produktinteresse haben und sich diese im Kontaktbrowser anzeigen lassen.

Gruppenkonfiguration: Feldzugriff

Unter dem Punkt „Feldzugriff“ in den Gruppenkonfigurationen können Sie die Feldzugriffsrechte für die Benutzenden einer Gruppe vergeben.

Dazu können Sie festlegen, ob eine Gruppe vollen Zugriff auf ein Feld erhalten soll oder nur einen Lesezugriff. Im ersten Fall können die Benutzenden Einträge bearbeiten und löschen. Der Lesezugriff erlaubt – wie es der Name bereits beschreibt – lediglich die Ansicht eines Feldes. Es kann dann nicht von den Benutzer:innen der Gruppe bearbeitet werden.

Felder können auch gänzlich für eine Gruppe gesperrt werden. Solche gesperrten Felder werden den Benutzer:innen der Gruppe dann bei der Anwendung von CONTACTBOX nicht mehr angezeigt. Sollten alle Felder eines Reiters gesperrt werden, wird der dazugehörige Reiter in der Kontaktansicht ebenfalls ausgeblendet.

Die Darstellung der Felder und Reiter im Menüpunkt Feldkonfiguration entspricht Ihrer individuellen Einstellung von CONTACTBOX. Sofern Sie noch keine eigenen Felder oder Reiter angelegt haben, sehen Sie in dieser Einstellung lediglich die Standardfelder, wie sie im vCard-Standard festgelegt sind. Weitere Informationen zum Erstellen eigener Felder und zur Individualisierung von CONTACTBOX finden Sie im Kapitel Eigene Felder.

- Zuletzt geändert May 4, 2021