Eigene Felder & Kontakt-Strukturen

Individualisieren Sie Ihre CONTACTBOX mit eigenen Feldern.

3 Minuten zu lesen

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Eigene Felder

Durch individuelle eigne Felder bietet CONTACTBOX die Möglichkeit, alle Informationen, die Sie über Ihre Kontakte benötigen, strukturiert festhalten zu können.

Erstellen Sie im Menüpunkt „Systemkonfiguration“ - „Eigene Kontaktfelder“ Ihre personalisierten Kontaktfelder, indem Sie auf den Button „+ Neues Feld anlegen“ klicken.

Geben Sie im nächsten Schritt die Feldbezeichnung an und speichern Sie diese. Das Feld wurde nun erstellt und kann mit einem neuen Feldtypen versehen werden.

Wenn Sie auf das Fragezeichen in der rechten oberen Ecke klicken, erfahren Sie, in wie vielen Kontakten das Feld bereits Verwendung findet.

Nach der Erstellung muss das neue Feld zunächst noch über den Menüpunkt „Kontakt-Struktur“ per drag and drop an die gewünschte Stelle im jeweiligen Tab platziert werden.

Mehr Informationen zur Kontaktstruktur finden Sie hier

Feldtypen

Mit Hilfe der verschiedenen Feldtypen geben Sie die Eingabe-Möglichkeiten des jeweiligen Feldes vor.

  • Standard: Einzeiliges Textfeld

  • Datum: Datumseingabe oder Datumsauswahl über den Kalender.

  • Textbereich: Mehrzeiliges Textfeld

  • Liste (einfach): Liste von Werten mit nur einer Auswahl. Die Werte können ab der ersten Verwendung des Feldes von jedem Benutzenden erstellt und jederzeit durch einen Klick mit der rechten Maustaste geändert werden.

  • Liste (mehrfach): Liste von Werten mit einer Mehrfachauswahl. Parallel zur Liste (einfach) werden die Listenwerte mit Hilfe des Kontextmenüs (rechte Maustaste) erstellt und bearbeitet.

Wir empfehlen, wenn möglich, immer Listenfelder anzulegen. Listenfelder haben den entscheidenden Vorteil, dass sie zum einen eine geringere Fehlerquelle bedeuten. Benutzende können keine unterschiedlichen Schreibweisen verwenden oder Tippfehler eingeben. Zum anderen können Listenfelder auch direkt aus dem Haupt- oder Kontextmenü bearbeitet und später in der Suche gefiltert werden.

Feldtypen Bearbeiten

Bereits angelegte eigene Felder können im gleichen Menüpunkt bearbeitet werden. D.h. die Bezeichnung und der Feldtyp können verändert werden. Nach der Speicherung (Betätigen des jeweiligen Speicher-Symbols) der Veränderungen werden diese sofort für die gesamte Adressdatenbank gültig.

Feldtypen Löschen

Im obigen Menüpunkt sehen Sie alle eigenen Kontaktfelder und können diese durch Klicken des Löschen-Symbols entfernen.

Das Löschen eines eigenen Feldes wird ebenfalls sofort wirksam und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Kontaktstruktur

Tabs erstellen

Im Menüpunkt „Systemkonfiguration“ - „Kontakt-Struktur“ können Sie durch Betätigen des „+ Neuer Tab“ Buttons einen Tab innerhalb des Kontaktformulars erstellen, um Ihre Felder zu strukturieren.

Tabs sortieren

Innerhalb der Kontakt-Struktur können die von Ihnen erstellten Tabs per drag and drop in die gewünschte Reihenfolge gebracht werden.

Tabs löschen

Im Menüpunkt „Systemkonfiguration“ - „Kontakt-Struktur“ können Sie durch Betätigen des „Tab löschen“-Button den markierten Tab entfernen.

Tab „nicht zugeordnete Felder

Durch anhaken der Checkbox „Zeige den Tab für nicht zugeordnete Felder“ wird in jedem Kontakt ein Tab hinzugefügt, welcher alle Felder aus dem Bereich „verfügbare Felder“ enthält.

Felder hinzufügen

Fügen Sie neue Felder zu dem markierten Tab aus der Liste der verfügbaren Felder (rechter Block) per drag and drop hinzu. Ziehen Sie hierzu das neue Feld an die gewünschte Position innerhalb des Tabs.

Felder sortieren

Sortieren Sie bestehende Felder einfach per drag and drop in die gewünschte Reihenfolge.

Listenfelder bearbeiten

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie Listenfelder bearbeiten, zu denen auch Kategorien und Adressbücher gehören. Das Bearbeiten von Listenfeldern ist ebenfalls ein Recht von allen Standard-Benutzer_innen

Einen neuen Wert erstellen

Klicken Sie im Listen-Menü (siehe oben) mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen und wählen den Punkt „neu“ aus.

Eine neue Unterkategorie erstellen

Zur übersichtlichen Sortierung von Listenfeldern, können diese auch in einer Struktur sortiert werden.

Rufen Sie das Kontextmenü auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf denjenigen Wert klicken, der mit einer Unterkategorie versehen werden soll. Durch den Punkt „neu untergeordnet“ erstellen Sie die Unterkategorie.

Einen Wert zuweisen/ Eine Zuweisung entfernen

Durch einmaliges Betätigen (Haken) der Checkbox können Sie den entsprechenden Wert zuweisen, bzw. einen bereits zugewiesenen Wert durch zweimaliges Betätigen der Checkbox („-“) entfernen.

- Zuletzt geändert May 31, 2021