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Am oberen Bildschirmrand finden Sie das Menü Ihrer Contactbox.

Dieser Artikel beschäftigt sich im Einzelnen mit der Bedienung dieses Menüs.

Menü: Bearbeiten

Das Bearbeiten-Menü beinhaltet die wesentlichen Funktionen zur Massenbearbeitung von Kontakten, die Ihnen als Benutzer:in zur Verfügung stehen. Die gleichen Funktionen erreichen Sie ebenfalls über das Kontextmenü, welches Sie mit einem Klick der rechten Maustaste aufrufen können.
Die Massenbearbeitung bietet sich immer dann an, wenn Sie sich nicht direkt in einer Kontaktansicht befinden oder eine Aktion für mehrere Kontakte gleichzeitig ausführen möchten.

Menü: Bearbeiten - Listen ändern

Über den ersten Eintrag im Menü können Sie sämtliche Listen zu Ihren Kontakten ändern. Als Listen sind alle Felder definiert, die sich über Listen ändern lassen, wie “Einzel- oder Mehrfachauswahllisten” oder auch die Kategorie, welche eine spezielle Funktion in der Bedienung zu CONTACTBOX einnimmt. Mehr zu Kategorien finden Sie hier.

Wenn Sie eine Liste ändern möchten, werden Sie im weiteren Menü gefragt, ob die Änderung für die Suche oder die Auswahl erfolgen soll. Die Suche umfasst dabei die gesamte Liste, wie sie im Kontaktbrowser abgebildet ist. Im oberen Beispiel also 32 Kontakte, während sich die Auswahl auf die blau markierten Kontakte beschränkt. Diese wird Ihnen zusätzlich am oberen Rand des Kontaktbrowser angezeigt. In oberen Beispiel schließt die Auswahl 11 Kontakte ein.

Bei jeder Änderung eines Listenfelds erscheint ein Pop-up, dass wie im Beispiel oben aussieht. Sollte es sich hierbei um eine Massenänderung halten, zeigt Ihnen das Pop-up an dieser Stelle noch einmal, auf wie viele Kontakte sich die Änderung bezieht. Mit dem Pfeil nach untern (1) können Sie an ganz vielen Stellen innerhalb CONTACTBOX hilfreiche Tooltips finden. Mit der Filterfunktion (2) können die Listen-Elemente gefiltert werden, um auch bei langen Listen sehr schnell auf die Elemente zuzugreifen, die Sie benötigen. Wenn Änderungen vornehmen, zeigt Ihnen das Häkchen (3), dass den ausgewählten Kontakten dieser Wert zugeschrieben wird, während der Punkt (4) im Kästchen darstellt, dass die ausgewählten Kontakte diesen Wert aufweisen. Mit dem (-) können Sie schließlich den Eintrag wieder abwählen.

Listen editieren

Sie können alle Listen editieren, indem Sie im Popup-Menü das Kontextmenü mit einem Rechtsklick öffnen. Wie im Bild oben haben Sie die Möglichkeit, hier neue Elemete anzulegen, in Hierarchien zu Orden oder sie zu löschen.

Menü: Bearbeiten - DSGVO

Hier haben Sie die Möglichkeit, Informationen an Kontakte anzuhängen, die Sie aufgrund der DSGVO hinterlegen wollen. CONTACTBOX sieht vor, dass Sie die meisten dieser Informationen auch über Listen pflegen können, die zuvor von einem Berechtigten Ihrer Organisation im Systemmenü angelegt wurden, wie etwa die Verarbeitungstätigkeit. Andere profane Informationen, wie etwa die Herkunft des Kontaktes können von jedem Mitarbeitenden hinterlegt und editiert werden. Die Listen der DSGVO finden die in einem separaten Feld, um zu verhindern, dass diese versehentlich geändert werden. Mehr zum Thema DSGVO finden Sie im Kapitel DSGVO des Administrationshandbuchs

Menü: Bearbeiten - Ansprechpartner zuordnen

Der nächste Menüeintrag wählt Ansprechpartner für die aktuelle Auswahl aus. Nachdem Sie auf den Menü-Eintrag “Ansprechpartner zuordnen” geklickt haben, öffnet sich das Ansprechpartner-Menü auf der linken Seite wie in der folgenden Abbildung.

Nun können Sie im Kontaktbrowser den oder die Kontakte auswählen, die sie als Ansprechpartner zuordnen möchten und die Auswahl mit Speichern bestätigen. Abbrechen beendet den Vorgang.

Menü: Bearbeiten - Beziehungen

Ein Klick auf Kontakte in Beziehung setzen öffnet ein weiteres Kontext-Menü auf der linken Seite des Bildschirms.

Sie können nun beliebige Kontakte auswählen und eine freie Beziehung zwischen Ihnen herstellen. Für einen neuen Eintrag einer Beziehung wählen das Stiftmenü. Daraufhin verändert sich das Menü. Sie können einen neuen Eintrag niederschreiben und über das + neben dem Eingabefeld hinzufügen. Außerdem können Sie über das - bei bestehenden Beziehungsformen diese Löschen.

Wählen Sie Speichern um Ihre Einstellungen zu speichern und zurück in das Ursprüngliche Beziehungsmenü zu gelangen. Hier können Sie Ihre neu erstelle Beziehung nun auswählen und Ihren Kontakten zuordnen.

Menü: Bearbeiten - Zum Blackboard hinzufügen

Das Blackboard ist ein Bereich, der Sie neben Wiedervorlagen an etwas erinnern kann, dass noch zu erledigen ist. Mehr zur Verwendung des Blackboards erfahren Sie im Kapitel Blackboard. Über diesen Menüeintrag können Sie die gesamte Auswahl Ihrer Kontakte sofort dem Blackborad hinzufügen

Menü: Bearbeiten - Kontakte importieren

CONTACTBOX sieht vor, dass Benutzende Kontakte lediglich über eine VCard importieren können. VCard ist Standard für digitale Visitenkarten und wird häufig verwendet. Daneben ist es natürlich auch möglich viele Kontakte auf einmal, etwa aus einer CSV_Datei oder einer Excel-Liste zu importieren. Allerdings ist dies lediglich Administrator_innen vorbehalten. Über den Massen-Import können Sie hier mehr efahren.

Wenn Sie Kontakte über eine VCard importieren möchten, wählen Sie den entsprechenden Eintrag im Menü. Es öffnet sich nun ein weiteres Kontextmenü, in dem Sie das Adressbuch auswählen können, zu dem der neue Kontakt hinzugefügt werden soll. Bitte beachten Sie, dass Sie hier nur Auswahlmöglichkeiten haben, insofern Ihr Administrierender verschiedene Adressbücher eingepflegt hat.

Menü: Bearbeiten - Kontakte exportieren

Hierüber können Sie die Auswahl oder aktuelle Liste in verschiedene Formate zur Verwendung in anderen Apps exportieren. Mehr zum Export von Kontakten lesen Sie [hier] im Kapitel Kontakte exportieren.

Menü: Bearbeiten - Kontakte löschen

Hier können Sie die aktuelle Auswahl der Kontakte oder auch die gesamte Liste löschen lassen. Beachten Sie, dass gelöschte Kontakte nicht unwiderruflich aus dem System verschwinden. Als Menschen neigen auch Anwender_innen von CONTACTBOX zu Fehlern. Daher ist ein Sicherheitsmechanismus eingebaut, der Kontakte auf eine Sperrliste setzt, sobald sie gelöscht werden. Damit sind sie nur noch für Administrierende im Systemmenü sichtbar. Nur sie haben die Möglichkeit, Kontakte endgültig zu löschen, können sie jedoch auch wiederherstellen, falls dies notwendig ist.

Menü: Neuer Kontakt

Erstellen Sie einen neuen Kontakt über diese Funktion. Im Dropdown-Menü haben Sie die Auswahl der verschiedenen Adressbücher, in das der neue Kontakt eingepflegt werden soll. Bitte beachten Sie, dass Ihnen nur verschiedene Adressbücher zur Verfügung stellen, wenn diese zuvor von einer/einem Administrator_in angelegt wurden. Sobald Sie das Adressbuch ausgewählt haben, öffnet sich das Kontaktfenster in das Sie die Informationen des neuen Kontaktes einfügen können. Sie speichern die Eingabe wie gewohnt über das Disketten-Symbol in der rechten oberen Ecke.

Menü: Erinnerungen

Sofern Sie für Ihre Termine Erinnerungen angelegt haben, können Sie sich mit einem Klick auf diesen Menüpunkt alle Termine bzw. Erinnerungen übersichtlich darstellen lassen. Erinnerungen werden auch als Popup-Benachrichtigungen wie im Bild oben auf der rechten Seite Ihres Bildschirmes dargestellt. Mehr zu Erinnerungen finden Sie im Kapitel Erinnerungen
Nach dem Öffnen des Erinnerungen-Menüs sehen Sie vergangene und kommende Erinnerungen. Vergangene Erinnerungen, die noch nicht als erledigt markiert wurden, werden Ihnen auffällig orange dargestellt. Kommende Erinnerungen, die in der Zukunft liegen werden ausgegraut.
Sie können sich den Zeitraum über die Schaltflächen (1) nach einem Tag, einer Woche oder einem Monat filtern lassen. Weiterhin kommen Sie mit einem Klick auf den Namen in der Erinnerung sofort in die Kontaktansicht des Kontaktes und können durch einen Klick auf den Termin ebenfalls sehr schnell den dazugehörigen Termineintrag in ihrem Terminbrowser öffnen. Wenn Sie auf das orangene Häckchen an der rechten Seite klicken, markieren Sie diesen Eintrag als erledigt. Er wird dann nicht mehr als Erinnerung auftauchen.

Menü: Blackboard

Nutzen Sie das Blackboard für eine temporäre Zusammenstellung der Kontakte mit denen Sie aktuell arbeiten. Weitere Infos zum Arbeiten mit dem Blackboard finden Sie [hier].

Menü: Weitere Menüs

HIER BILD “Menü_Benutzer” EINFÜGEN Wenn Sie auf Ihren Benutzernamen in der rechten oberen Ecke klicken, finden Sie dort weitere Menü-Optionen:

Speicherplatzanzeige

Der kleine Balken im ersten Eintrag des Menüs ist Ihr noch vorhandener Speicherplatz zum Anhängen von Dateien. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, erfahren Sie in einem Tooltip den konkreten Speicherstand. Falls Ihr Speicherplatz einmal nicht ausreichen sollte, sprechen Sie uns an für das bestmögliche Upgrade Ihrer CONTACTBOX.

Konfigutation

Das Konfigurationsmenü zeigt Ihnen die verfügbaren Optionen zu Ihrem “Benutzer”. Falls Sie als Administrator_in angemeldet sind, stehen Ihnen unter diesem Punkt ebenfalls verschiedene Funktionen zur Systemeinrichtung zur Verfügung. Bitte beachten Sie hierzu das Administrationshandbuch.

Als Standardbenutzender stehen Ihnen hier folgende Optionen zur Verfügung:

  • Änderung Ihrer Benutzerdaten
  • Einstellung der sichtbaren Spalten in der Kontaktliste
  • Konfiguration Ihrer Kalendersynchronisation.
    Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie im Kapitel Konfiguration.

Hilfe

Unter dem Punkt „Hilfe“ finden Sie die Handbücher für Benutzende und Administrator_innen, sowie einen Link zur Website und den direkten Kontakt zu Ihrem Support-Team

- Zuletzt geändert June 1, 2021