Kontakte und Ansprechpartner

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Mit CONTACTBOX können Sie Ihre Kontakte derart mit Informationen anreichern, dass Ihre Kundenansprache ein neues Level erreicht. Ihre Kunden werden es lieben. Das Kontakt-Management-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kontakte zu kategorisieren, Termine und Wiedervorlagen zusammenhängend zu verwalten und vieles mehr. Erfahren Sie nachfolgend mehr, wie CONTACTBOX Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Kontakte helfen kann.

Einen neuen Kontakt erstellen

Einen neuen Kontakt legen Sie über die obere Menü-Leiste oder das Kontextmenü mit einem Klick auf den entsprechenden Eintrag an. Es öffnet sich daraufhin die noch leere Kontaktansicht. Füllen Sie hier die Werte aus, die Sie für den Kontakt benötigen. Ihr Kontakt kann natürlich auch mehrere Adressen oder Telefonnummern haben. Diese können Sie zusätzlich über das + Icon hinzufügen. Mehr zum Umgang mit Icons erfahren Sie hier Zur Erkennung von Duplikaten benötigt CONTACTBOX immer die Eingabe eines Vor- & Zunamens, sowie einen Wert bei Firma/Organisation. Zum Speichern Ihres neuen Kontaktes klicken Sie auf das Disketten-Icon oben rechts in der Kontaktansicht.

Neue Kontakte importieren: vCARD

Das vCARD-Format eignet sich gut zum Austausch einzelner Kontakte zwischen Applikationen. VCARD ist ein allgemeiner Standard und wird von den meisten Applikationen zur Kontaktverwaltung unterstützt. Einige Applikationen erstellen sogar automatisch eine vCARD, indem Sie z.B. den Kontakt aus der Applikation per „drag and drop“ auf den Desktop ziehen. Eine vCARD kann einen oder mehrere Kontakte beinhalte.

Falls Ihnen eine vCARD zur Verfügung steht, können Sie diese zur Erstellung eines Kontaktes verwenden. Bitte wählen Sie hierzu den Menüpunkt BearbeitenKontakte Importierenvon vCARD aus und wählen Sie die vCARD von Ihrem Rechner.

Einen Kontakt öffnen

Durch einen Doppelklick auf einen Kontakt im Kontaktbrowser öffnen Sie diesen zur Ansicht bzw. Bearbeitung. Sie erreichen die Kontaktansicht obgleich auch an vielen anderen Stellen innerhalb von CONTACTBOX. Ob in Ihrem Wiedervorlagenbrowser, dem Blackboard oder auf Erinnerungen, praktisch überall, wo der Name oder die ID eines Kontaktes auftaucht, ist sie anwählbar und öffnet den dazugehörigen Kontakt.

Sie können die Kontaktansicht auch minimieren, sodass sie sehr schnell für einen späteren Zugriff am unteren Rand erneut zur Verfügung steht. Probieren Sie es aus.

Das Kontaktfenster

  1. Im Oberen Rand des Kontaktfensters sehen Sie den Namen und die Organisation des Kontaktes sowie die Tab/Reiter-Auswahl. Der Tab Allgemein enthält auf der linken Seite wie im oberen Bild eingeblendet alle Felder, die dem CARDDAV-Standard entsprechen wie etwa Name, Adressen und Telefonnummern. Daneben werden auf der rechten Seite zusätzliche Informationen, wie ein allgemeines Notizfeld und CONTACTBOX-Kategorien sowie Ansprechpartner und freie Beziehungen dargestellt. Außerdem finden Sie den Reiter DSGVO, der von CONTACTBOX vordefinierte Felder enthält, die Ihnen den Umgang mit den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung erleichtern werden.

Von diesen beiden Reitern abgesehen kommt Ihre Contactbox zunächst leer zu Ihnen. Die Reiter aus dem Bild oben sind nur Beispiele. Es können beliebig viele Tabs angelegt werden, jedoch nut von Benutzenden mit Administrationsrechten. Lesen Sie dazu mehr im Administrationshandbuch oder sprechen Sie mit Ihrem Administrierenden.

  1. Avatar: Im Avatar-Bereich wird der Kontakttyp (Firma oder Person) durch ein Fabriksymbol oder eine Person dargestellt. Außerdem werden Fotos des Kontaktes oder Logos bei einem Import aus einer vCARD übernommen und können mit einem Klick auf dieses Avatarfeld manuell hochgeladen werden.
  2. In diesem Feld können Sie festlegen, welchen Feldtypen („geschäftlich“, „privat“, usw.) neue Felder (Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Adressen) als voreingestellten Wert erhalten sollen. Natürlich kann diese erste Zuweisung auch noch nachträglich für jedes Feld geändert werden. Die Einstellungsoptionen in dem Aufklappmenü entsprechen den bereits eingegeben Werten. Sie können die einzelnen Feldwerte unabhängig für jeden Feldtypen ändern.
  3. Tragen Sie in diesem Bereich die grundlegenden Kontaktinformationen ein. Im Dropdown-Menü können Sie die Anrede auswählen oder nicht vorhandene Werte, z.B. für internationale Anreden, einfach durch eine manuelle Eingabe ergänzen.
  4. Im Kontaktbereich können Sie weitere wesentliche Kontaktinformationen des CARDDAV-Standards, wie Telefon, E-Mail und Adressen erfassen. Dabei können pro Kontakt mehrere Kontaktinformationen durch +Icon erfasst werden. Über den kleinen orangenen Feil vor der Information kann die Art der Information (Mobilnummer, Fax, etc.) über ein Dropdown-Menü erfasst werden. Nicht vorhandene Werte können am Ende der Liste manuell hinzugefügt werden.
  5. Hier finden Sie den Verlauf, die Wiedervorlagen, die Termine zu dem Kontakt und die Dateien, die ihm anhängen. Nährere Informationen zu den jeweiligen Punkten finden Sie im Artikel Verläufe, Wiedervorlagen, Termine. Diese Tabelle ist in allen Reitern der Kontaktansicht verfügbar.
  6. In diesem Bereich werden Ansprechpartner, Beziehungen, Notizen und Kategorien zum jeweiligen Kontakt erfasst. Nähere Beschreibungen dazu finden Sie hier.
  7. Oben rechts in der Kontaktansicht sehen Sie ein “Disketten-Symbol”. Darüber können Sie eingaben speichern. Das Symbol leuchtet orange, wenn es nicht gespeicherte Eingaben gibt und ist ausgegraut wie im Beispiel oben, wenn alle Eingaben gespeichert wurden. Daneben können Sie über einen Klick auf die Drei Punkte das Kontaktmenü öffnen.

Kontakt-Menü

Durch einen Klick auf die Drei Punkte oben rechts in der Kontaktansicht gelangen Sie in das Kotankt-Menü. Hier haben Sie eine Auswahl verschiedener Optionen, direkt mit dem Kontakt zu interagieren:

  • Zum Blackboard hinzufügen Klicken Sie hierauf, um den Kontakt auf das Blackboard zu legen. Dort können Sie schnell wieder auf kleinere Aufgaben zu einem Kontakt zugreifen. Mehr hierzu erfahren Sie hier.

  • Kontakt drucken Hier öffnen Sie das Drucken-Menü, in dem Sie ein druckbares PDF mit den Informationen des aktuellen Kontaktes erstellen. Nähere Informationen hierzu finden Sie hier.

  • Kontakt als vCard herunterladen Speichert den aktuellen Kontakt als vCard in Ihrem Download-Ordner

  • In die Zwischenablage kopieren Hier öffnen Sie ein Menü, mit einer simplen Textdarstellung der wesentlichen Kontaktinformationen wie Name und Adresse zum kopieren für eine weitere Verwendung.

  • Direktlink auf Kontakt Mit einem Klick an dieser Stelle erzeugt CONTACTBOX eine neue Seite in Ihrem Webbrowser, ausschließlich mit der aktuellen Kontaktansicht. In der Adresszeile finden Sie den Link, der wieder zum Kontakt führt. Diesen Link können Sie an anderer Stelle ablegen oder mit Benutzer_innen Ihrer CONTACTBOX teilen, um schnell wieder auf den Kontakt zugreifen zu können.

  • Kontakt löschen Hier löschen Sie den Kontakt. Beachten Sie, dass mit dem Löschen von Kontakten in CONTACTBOX immer ein verschieben auf eine Sperrliste gemeint ist, auf die reguläre Benutzer_innen keinen Zugriff haben. Weiteres hierzu zu finden Sie im Administrationshandbuch

Icons und Bedienfelder der Kontaktansicht

CONTACTBOX benutzt als Webanwendung Fenster, beispielsweise in der Kontaktansicht. Hierzu haben Sie die Bedienoptionen zur Fensternutzung:

  • Fenster andocken: Bei Betätigung des kleinen Striches wird das Fenster wie gewohnt am unteren Bildschirmrand angedockt. Diese Funktion ist sehr praktisch, sofern Sie mehrere Kontakte im direkten Zugriff benötigen.
  • Inhalte neu laden: Wenn sich Inhalte nach der Eingabe womöglich nicht automatisch aktualisieren haben oder Sie den Kontakt einfach minimieren möchten, können Sie auf das Icon mit den ineinandergreifenden Pfeilen klicken. Wie in anderen Web-Fenstern wird daraufhin der Inhalt der aktuellen Seite neu geladen. Fenster schließen.

Löschen von Kontakten

Das Löschen von Kontakten steht Ihnen an vielen Stellen in CONTACTBOX zur Verfügung. Sie können Kontakte direkt in der Kontakt-Ansicht über das Kontakt-Menü dem Kontext-Menü oder das Hauptmenü löschen.

Dabei löscht CONTACTBOX Kontakte nie sofort endgültig, sondern verschiebt sie auf eine Sperrliste, die nur Benutzer_innen mit Administrationsrechten zugänglich ist. Hier haben diese die Möglichkeit sie unwiderruflich zu löschen oder aber wiederherzustellen, falls sie versehentlich gelöscht wurden. Mehr Informationen zu der Sperrliste finden Sie im Handbuch für Administrator_innen.

Kontakte können im Rahmen der DSGVO-Einstellungen auch mit einem Löschdatum versehen werden, bei der Sie von CONTACTBOX automatisch auf die Sperrliste verschoben werden. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel DSGVO.

Drucken von Kontakten

Über das Kontakt-Menü können Sie ein druckbares PDF von dem aktuell geöffneten Kontakt erzeugen. Wählen Sie dazu Kontakt drucken aus. Es öffnet sich der Druck-Dialog.

Die grünen Schaltflächen im oberen Bereich geben an, dass die Auswahl mit auf dem PDF ausgegeben wird. Rot bedeutet, dass die Auswahl nicht mit abgedruckt wird. Sie können die Einstellungen ändern, in dem Sie auf die Schaltfläche klicken.

Duplikate

CONTACTBOX überprüft während der Eingabe eines neuen Kontaktes, ob ein Duplikat vorliegen könnte und meldet dies automatisch(1).

Dies wird anhand des Vor- & Zunamens sowie der Firma bzw. der zugehörigen Organisation abgeglichen (2). Sollten Sie also einen “Thomas Müller” als neuen Kontakt hinzufügen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen CONTACTBOX die Warnmeldung wie im Bild anzeigt. Nachdem Sie zusätzlich eine Firma eingefügt haben, kann es sein, dass die Warnmeldung dann wieder verschwindet. Lassen Sie sich also nicht verwirren.

Sollten Sie tatsächlich auf ein potenzielles Duplikat gestoßen sein, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

  • Zunächst können Sie sich das Duplikat direkt im Kontakt-Browser anzeigen lassen. (3) So haben Sie die Möglichkeit, die beiden Kontakte zu vergleichen, um zu entscheiden, was mit dem neuen Kontakt geschehen soll.
  • Sie können CONTACTBOX anweisen, die Duplikats-Prüfung erneut durchzuführen (4)
  • Ist der neue Kontakt tatsächlich ein Duplikat, können Sie ihn verwerfen (5).
  • Das gefundene Duplikat wird Ihnen innerhalb der Warnmeldung angezeigt (6). Mit einem Klick auf den Namen gelangen Sie direkt in die Kontaktansicht.

Sollte Ihr neuer Kontakt kein Duplikat sein, bearbeiten Sie ihn wie gewohnt weiter und speichern Sie ihn nach Eingabe aller Informationen ab. Die Warnmeldung können Sie in dem Fall während der weiteren Eingabe ignorieren.

Ansprechpartner

Jedem Kontakt können mehrere Ansprechpartner zugeordnet werden. Dabei stellen Ansprechpartner in der Regel die Menschen innerhalb einer Organisation dar, mit denen Sie Kontakt pflegen.

Wie an vielen anderen Stellen in CONTACTBOX können Sie Ansprechpartner über die Menüleiste oder dem Kontext-Menü erreichen. Auch innerhalb eines Kontaktes können Sie Ansprechpartner hinzufügen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, bestehende Kontakte als Ansprechpartner zu verlinken oder einen neuen Kontakt als Ansprechpartner zu erstellen.

Dies ist sehr praktisch, da bei einem neuen Ansprechpartner die wesentlichen Informationen des übergeordneten Kontaktes sofort übernommen werden und sie bspw. nur noch die Durchwahl selbst hinzufügen müssen.

Der ursprüngliche Kontakt wird immer mit einem Firmen/ Fabrik-Symbol dargestellt, die Ansprechpartner sind durch ein Personen-Symbol gekennzeichnet.

Ansprechpartner: Zuordnungsdialog

Auf welcher Weise Sie auch Ansprechpartner hinzufügen möchten. CONTACTBOX öffnet für Sie einen Zuordnungsdialog.

Hier im Beispiel ist bereits ein Firmenkontakt ausgewählt, zu dem Ansprechpartner zugeordnet werden sollen. Sie können diese direkt im Kontaktbrowser auswählen. Ihnen steht hierzu auch wie gewohnt die Suchfunktion zur Verfügung.

Haben Sie Ansprechpartner ausgewählt, werden die im Dialog auf der rechten Seite aufgezählt. Durch Betätigen des orangenen “-” dahinter können Sie einen ausgewählten Kontakt wieder abwählen.

Sie speichern Ihre Auswahl durch einen Klick auf Speichern darunter.

Nach Bestätigung der Zuordnung kehren Sie automatisch wieder zum ursprünglichen Kontakt zurück. Die Ansprechpartner werden nun auf der rechten Seite des allgemeinen Tabs dargestellt.

- Zuletzt geändert June 1, 2021