Exporte von Kontakten

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Innerhalb CONTACTBOX haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Kontakte für eine Verwendung in einer anderen Anwendung zu exportieren. Neben dem Export für eine Tabellenkalkulation und dem universellen CSV-Format zum Einbinden in Mailing-Apps oder für Briefsendungen können Kontakte auch aks vCard exportiert werden.

Alle bisherigen Exporte werden innerhalb der Kontakt-Ansicht unter dem Reiter Exporte dokumentiert.

Ein Wort zur DSGVO In der Regel werden Kontakte mit Dritten, wie etwa einem Newsletter-Tool über “.csv-Listen” getauscht. Daher fordert CONTACTBOX Anwender_innnen bei einem Export dazu auf, einen Verwendungszweck für den Export anzugeben. Diese Exporte werden ebenfalls mit Datum und Verwendungszweck innerhalb des Kontaktes dokumentiert.

In dem Fall, dass Sie einen Kontakt über einen anderen Weg dokumentierungspflichtig mit einem Dritten austauschen, sollten Sie für die lückenlose Dokumentation selbst einen Eintrag im Verlauf dazu anlegen.

Als vCard herunterladen

Das vCard Format ist ein Standard-Format für Adressdatenbanken, mit denen Kontakte untereinander ausgetauscht werden können und hat sich mittlerweile als digitale Visitenkarte durchgesetzt. Wenn Sie einen Kontakt aus irgendeinen Grund weitergeben möchten, können Sie ihn als VCard expotieren und die Datei versenden. Eine vCard lässt sich in nahezu jede Anwendung einlesen.

Zum exportieren der vCard wählen Sie das Kontakt-Menü in der Kontakt-Ansicht und dort den Punkt Kontakt als vCard herunterladen.

CONTACTBOX generiert daraufhin eine .vcf-Datei und speichert Sie in Ihrem voreingestellten Download-Ordner.

Kontakte exportieren

Zur Erstellung von Newslettern etc. können Sie ausgewählte Kontakte oder ganze Suchergebnisse exportieren.

Hier haben Sie wieder die Wahl, dies über das Haupt- oder Kontext-Menü zu veranlassen und können ganze Liste über die Massenbearbeitung exportieren. Wenn Sie Kontakte exportieren möchten, öffnet sich das Export-Fenster wie in folgender Abbildung:

Auf der ersten Seite sehen Sie die gespeicherten Einstellungen der bisherigen Exporte und ihre Verwendungszwecke. Hier können Sie mit dem “Aufrufen-Symbol” (1) die jeweilige Einstellung direkt aufrufen. Sollten noch keine Exporte in Ihrer CONTACTBOX durchgeführt worden sein. Ist diese Seite leer.

Wählen Sie den Reiter Neuer Export

  • Auf der rechten Seite (1) finden Sie alle verfügbaren Felder. Wählen Sie dort aus, welche Sie exportieren möchten und fügen Sie sie mit dem “+Button” zu Ihrem Export hinzu.
  • Auf der linken Seite (2) sehen Sie, welche Felder exportiert werden. Mit den Pfeil-Buttons können Sie die Reihenfolge ändern und mit dem “-” ein Feld entfernen, wenn Sie es nicht exportieren möchten.
  • Weiter haben Sie Möglichkeit, den Typ des Exports (3) auszuwählen, auf die hier näher eingegangen wird.
  • Außerdem fragt CONTACTBOX Sie nach dem Verwendungszweck (4). Dies ist ein Pflichtfeld nach der DSGVO und wird von CONTACTBOX automatisch dokumentiert.
  • Darunter (5) können Sie den Dateinamen ändern, den Ihr Export tragen soll. Standardmäßig steht hier das Datum und die Uhrzeit des Exports.
  • Im unteren Bereich können Sie Ihrem Export abbrechen, die Einstellungen für einen späteren Aufruf abspeichern, sich eine Vorschau des Exports anschauen oder über den Export über den Download-Button durchführen.*

Detail-Einstellungen von Exporten

CSV-Exporte

CSV-Exporte sind ein Dateiformat, das übergreifend von sehr vielen Adress- und Tabellenkalkulations-Programmen verwendet werden kann. Hierbei werden Felder umschlossen mit einem Sonderzeichen, wie z.B. Anführungszeichen, ein Semikolon oder Komma. Welches Zeichen Sie wählen, ist dabei fast egal, solange Sie beachten, dass die Anwendung, in der Sie die CSV-Datei einlesen, eben genau die gleichen Einstellungen als Trenner und Umschließung benutzt, wie der Export. Andernfalls können die Trenner hier manuell geändert werden.

vCard-Exporte

vCard-Exporte folgen dem Standard und können nicht im Detail eingestellt werden. Das vCard-Format exportiert automatisch alle Felder des vCard-Standard “CardDAV”. Die Feldauswahl hat keinen Einfluss auf den Export einer vCard.

Tabellenkalkulation-Exporte

In den Detail-Einstellungen können Sie im Drop-Down-Menü wählen, ob der Export für Microsoft Office, Apple-Numbers oder eine Open-Office-anwendung optimiert werden soll.

Export-Vorschau

Über den *Vorschau-Button" im unteren Bereich des Export-Fensters können Sie eine Vorschau auslösen. Das ist vor allem bei Exporten von .csv-Dateien interessant

Die Vorschau zeigt die ersten zwanzig Kontakte eines Exports und die entsprechenden Feldtrenner. Hier haben Sie die Möglichkeit, selbst noch einmal zu überprüfen, ob die Einstellungen so vorgenommen wurden, wie sie von Ihrer favorisierten Anwendung eingelesen werden kann.

Zwischenablage und PDF

Neben den hier beschrieben Exportfunktionen können Sie einen Kontakt auch in die Zwischenablage legen oder als PDF zum Druck erstellen.

- Zuletzt geändert June 1, 2021