Importe von Kontakten

Erfahren Sie, wie Sie Kontakte in CONTACTBOX importieren können

3 Minuten zu lesen

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Sie können Kontakte in CONTACTBOX über verschiedene Optionen Importieren. Nachfolgend erfahren Sie wie.

CSV-Importe

Der Import von Daten per CSV steht ausschließlich Nutzenden mit Administrationsrechten zur Verfügung.

Felder aus CSV-Daten können dabei beliebigen Feldern der CONTACTBOX zugeordnet werden. Vor dem Import sollten Sie die gewünschten Felder in der CONTACTBOX anlegen, sofern diese noch nicht vorhanden sind.

Über den “CSV-Import” können Feldinhalte 1:1 zugeordnet werden. Komplexe Feldzuordnungen wie beispielsweise mehrere Kategorien, die einem Kontakt zugeordnet sind, können über den CSV-Import leider nicht abgebildet werden. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall unseren Support. Wir können Ihnen Ihre gewünschten Import-Anforderungen durch Erstellung eines Importscriptes umsetzen.

Wir stehen Ihnen auch gerne bei der Datenübertragung aus anderen Systemen wie z.B. Access Datenbanken zur Verfügung.

CARDDAV-Importe

Zum Import und der Synchronisation von Kontakten unterstützen wir derzeit die CARDAV-kompatiblen Server “Kerio-Connect”, “owncloud” und “nextcloud”.

vCard Importe

Einzelne vCards können Sie über das „bearbeiten“-Menü in Ihrer CONTACTBOX importieren.

Datenbankimporte aus anderen Systemen

Importe aus anderen Datenbanken (MS access, postgres, mysql, …) führen wir für Sie gerne durch. Bitte kontaktieren Sie uns bei Bedarf.

Einen Import durchführen

Vor dem Import

Es ist entscheidend, den Datenimport sinnvoll zu planen, um spätere Schwierigkeiten bei der geplanten Datennutzung zu vermeiden. Sofern Sie zuvor Excel-Tabellen gepflegt haben, können wir für Sie auch komplexe Importe durchführen. Dies wäre z.B. sinnvoll, um Abhängigkeiten darzustellen, Spalten in Feldern zusammenzuführen, automatisch Wiedervorlagen, Verlaufseinträge oder Termine anzulegen o.ä.. Wir unterstützen Sie gerne.

Wir empfehlen vor dem Import von Daten unseren kostenfreien Support zu konsultieren. Wir können Ihnen Ratschläge zum optimalen Import Ihrer Daten in CONTACTBOX geben.

CSV-Import

Importieren Sie bereits bestehende Adressbücher als CSV-Datei in CONTACTBOX. Laden Sie die zu importierende Datei über den Button „CSV-Datei hochladen“ im Menü „Konfiguration“ - „CSV-Import“ hoch und markieren Sie diese. Es öffnet sich die Importvorschau, durch die Sie erkennen können, ob die korrekte Zeichencodierung automatisch vom System erkannt wurde. Passen Sie die Zeichencodierung der Datei gegebenenfalls manuell an.

Im unteren Bereich finden Sie weitere Optionen für den Import. Hier können Sie einstellen, welche Zeichenkodierung für die Vorschau genutzt wird und ob der Feldname in der ersten Zeile erscheinen soll. Außerdem können Sie eine Duplikatsprüfung durchführen lassen und ein Adressbuch auswählen, zu dem die Kontakte hinzugefügt werden sollen.

Mehr zum Thema Duplikate finden Sie im hier. Mehr zur Verwaltung von Adressbüchern können Sie hier lesen.

Mit einem Klick auf den Button „Weiter zur Spaltenzuordnung“ weisen Sie die jeweiligen Spalten der CSV-Datei den passenden Feldern der CONTACTBOX zu.

Wenn Sie als Zuweisungsprofil „automatisch zuweisen“ wählen, ordnet CONTACTBOX die Spalten der CSV-Datei automatisch den passenden Feldern der Datenbank zu, wenn die Beschriftungen von csv-Spalten und CONTACTBOX-Feldnamen übereinstimmen. Wir empfehlen Ihnen, die Spaltenzuordnungen über die Dropdown-Menüs manuell zu überprüfen und ggf. den passenden Feldern zuzuweisen.

Bei nachfolgenden Importen können Sie die CSV-Spalten der CONTACTBOX automatisch anhand ihrer letzten Zuweisung durchführen lassen. Nutzen Sie dazu die Funktion “letzte Zuweisungen“ im Dropdown-Menü.

Klicken Sie nach der Spaltenzuweisung auf den Button „Weiter“ um den Import zu beginnen.

Duplikatsprüfung

Wenn Sie es wünschen, überprüft CONTACTBOX die Datensätze nach einem CSV-Import automatisch auf Duplikate. Setzen Sie dazu einen Haken in das Kästchen „Duplikatsprüfung durchführen“ bei den Importoptionen.

Duplikate werden Ihnen dann im Importbericht angezeigt. Sie können hierbei direkt alle Duplikate verwerfen oder als neuen Kontakt anlegen lassen.

Wollen Sie jedes Duplikat einzeln überprüfen, stellt Ihnen CONTACTBOX die Duplikate gegenüber. Sie können dann für jeden Kontakt auswählen, ob der zu importierende Kontakt verworfen, importiert oder der bestehende Kontakt mit dem Import überschrieben werden soll.

- Zuletzt geändert May 31, 2021