Benutzer:innenverwaltung

Ihre COONTACTBOX-Administration von Benutzerinnen

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Legen Sie für jeden Benutzenden einen User an, damit sein persönliches Adressbuch, seine individuellen Einstellungen sowie Termine und Wiedervorlagen synchronisiert bzw. angezeigt werden können.

Außerdem können Sie jedem Benutzenden eine Rolle zuweisen, über die Sie seine jeweiligen Zugriffsrechte steuern können. Das macht vor allem dann Sinn, wenn verschiedene Benutzende CONTACTBOX für verschiedenen Bereiche verwenden wollen, in denen unterschiedliche Informationen von Bedeutung sind, etwa im Außendienst und in der Buchhaltung. Zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien sind Rechte für verschiedene Rollen ebenfalls sehr praktisch.

So können Sie personenbezogene Daten, die sie für einen bestimmten Verwendungszweck speichern wollen, auch nur den Mitarbeiter:innen bereitstellen, die diese für ihre Tätigkeit einsehen müssen.

Administrationsbenutzer (Super Admin)

Der Superadmin ist ein nicht deaktivierbarer Benutzender. Dieser ist standardmäßig vorkonfiguriert.

Administrationsrechte

Administrationsrechte können jedem Benutzenden innerhalb der Benutzerkonfiguration zugewiesen werden. Setzen Sie dazu in den Allgemeinen Benutzerkonfigurationen das Häkchen in die Box „Benutzer ist Administrator".

Achtung: Benutzer:innen mit Administrationsrechten verlieren automatisch ihre zuvor zugewiesenen Rollen, da es für die Verwaltung der CONTACTBOX-Konfiguration essenziell ist, vollen Zugriff auf alle Felder und Einstellungen zu haben.

Benutzerkonfiguration

Einen neuen Benutzenden anlegen

Legen Sie einen neuen Benutzenden an, indem Sie im Konfigurationsmenü unter „Benutzerkonfiguration“ den „+ Benutzer hinzufügen“-Button auswählen. Daraufhin öffnet sich darunter das Menü für die Benutzer-Übersicht.

Hier können Sie einen Benutzernamen sowie daneben ein Passwort für den neuen Benutzenden anlegen. Außerdem können Sie den neuen Benutzenden zur besseren Rechtevergabe direkt in eine Gruppe sortieren, sofern Sie bereits eine Gruppe angelegt haben.

Allgemeine Einstellungen für einen “Benutzer” bearbeiten

Wählen Sie im Dropdown-Menü unter “Benutzerkonfiguration” den jeweiligen “Benutzer”, der bearbeitet werden soll.

Öffnen Sie nun das Ziehharmonika-Menü, indem Sie auf „Allgemein“ klicken und benutzen anschließend den Button „Bearbeiten“.

Nutzen Sie zum Speichern abschließend den „Speichern“-Button.

Passwörter zurücksetzen und ändern

Wenn Sie eine Email-Adresse eingeben, können Benutzende ihre Passwörter automatisch zurücksetzen lassen.

Sie können Passwörter auch jederzeit manuell ändern. Rufen sie dazu den Benutzenden auf und klicken Sie auf “Bearbeiten” im “Allgemein"-Reiter.

Auf der rechten Seite können Sie ein neues Passwort vergeben. Bestätigen Sie die Vergabe mit Ihrem eigenen Kennwort und speichern Sie die Eingabe ab.

Einen Benutzenden löschen

Um einen Benutzenden zu löschen, wählen Sie den entsprechenden “Benutzer” zur Bearbeitung aus, wie hier beschrieben und betätigen Sie den Button „Benutzer entfernen“ auf der rechten Seite.

CONTACTBOX bittet Sie nun, die Aktion mit Eingabe Ihres eigenen Passworts zu bestätigen. Der Benutzende ist dann gelöscht.

Berechtigungen und Zugriffsrechte durch Gruppen

Unter den “Benutzerkonfiguration” im Ziehharmonika-Menü des Reiters „Allgemein“ finden Sie eine Übersicht, welche Rechte und Zugriffe der ausgewählte Benutzende derzeit durch die “Gruppenkonfigurationen” hat.

Zunächst werden die Berechtigungen durch die jeweilige “Benutzer-Gruppe” gezeigt. Darunter befinden sich die Zugriffsrechte auf die verschiedenen “Adressbücher”. Zuletzt sehen Sie, welche Felder der Benutzende selbst einsehen oder verändern darf.

Dabei legt CONTACTBOX folgende Zeichen-Bedeutung zugrunde:

  • Grünes Häkchen: Voller Lese- & Schreibzugriff.

  • Gelbes Auge: Das Feld oder Adressbuch kann eingesehen, jedoch nicht verändert werden.

  • Rotes durchgestrichenes Auge: Kein Feldzugriff

  • Rotes X: Kein Zugriff auf die Berechtigung

Bitte beachten Sie:

Die Berechtigungen, Adressbuch- und Feldzugriffsrechte können an dieser Stelle lediglich eingesehen werden. Für eine Änderung der Rechte lesen Sie entsprechend in Gruppenkonfiguration, Feldzugriffe und Adressbücher.

Spaltenreihenfolge und Sichtbarkeit

Im Aufklappmenü „Kontaktbrowser Spalten-Reihenfolge und Sichtbarkeit“ können Sie die Spaltenreihenfolge des Kontaktbrowsers in der Home-Ansicht für den aktuell ausgewählten “Benutzer” definieren.

Nachdem Sie den „Bearbeiten“-Button angewählt haben, zeigt CONTACTBOX ihnen sämtliche Spalten, die dem Benutzer zur Verfügung stehen. Ziehen Sie für die Reihenfolge einfach das entsprechende Feld per Drag&Drop an die gewünschte Stelle der Spaltenansicht. Klicken Sie auf das „Gelbe-Augen-Symbol“ zum ausblenden der Spalte oder das “rote Auge” um ausgeblendete Felder wieder einzublenden.

Die Spalten-Reihenfolge und Sichtbarkeit kann für jeden “Benutzer” individuell angelegt werden, sodass eine Übersichtlichkeit je nach Arbeitsfeld des Benutzenden gewährleistet werden kann. Benutzer:innen können die Spaltenreihenfolge auch für sich selbst über die “Benutzerkonfigurationen” steuern.

Termin & Kalendersynchronisation

Im letzten Punkt des Ziehharmonika-Menüs „Termin-Kalendersynchronisation“, können Sie die Synchronisation eines CALDAV-Kalenders mit CONTACTBOX für den zu bearbeitenden “Benutzer” konfigurieren.

CONTACTBOX fügt daraufhin Termine automatisch dem Kalender hinzu und andere Nutzende haben die Möglichkeit einer Verfügbarkeitsabfrage, wenn Sie einen Termin für den Benutzenden mit synchronisiertem Kalender erstellen möchten.

Mehr zum Thema Synchronisation für Termine finden Sie hier und über die Synchronisation von Adressbüchern können Sie hier.

Gelöschte Kontakte wiederherstellen

CONTACTBOX bietet dem Administrator die Funktion, gelöschte Kontakte wiederherzustellen. Unter „Konfiguration“ - „Systemkonfiguration“ - „Allgemein“ finden Sie im Punkt „Gelöschte Informationen“ den Button „Kontakte anzeigen“. Im darauf folgenden Dialog finden Sie eine Übersicht der gelöschten Kontakte. Sie können sich die Löschungen auch pro Benutzenden anzeigen lassen und die markierten Kontakte entweder wiederherstellen oder dauerhaft löschen.

Per default werden Datensätze, die von Benutzern gelöscht wurden, erst nach 30 Tagen dauerhaft aus dem System entfernt. Die Einstellung der Tage bis zum dauerhaften Löschen von Kontakten können Sie für Ihre CONTACTBOX beliebig verändern.

- Zuletzt geändert May 4, 2021