Basisfunktionen

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Nutzung von CONTACTBOX: Basisfunktion

Erfahren Sie den Aufbau von CONTACTBOX, die grundlegenden Funktionen zum Arbeiten in CONTACTBOX und weitere hilfreiche Tipps, wie mit CONTACTBOX die Verwaltung Ihrer Kontakte effizient gestalten werden kann.

Allgemeine Icons & Bedienfelder

An sehr vielen Stellen innnerhalb CONTACTBOX finden Sie Icons oder Bedienfelder. Diese sind in der Regel intuitiv gehalten, wie etwa ein Tonnen-Symbol zum Löschen von Kontakten oder ein Disketten-Symbol zum Speichern.

Sollten Sie einmal nicht genau wissen, was ein Icon verursacht, warten Sie einen Moment, während der Mauszeiger auf dem entsprechenden Symbol liegt. Ihnen werden nach einigen Sekunden erklärende kurze Tooltips eingeblendet. Diese finden Sie auch an Stellen, an denen Sie ausführliche Informationen von unseren freundlichen Entwicklern neben einem kleinen, nach unten zeigenden Pfeil sehen. Klicken Sie darauf, um sie sich einblenden zu lassen.

Generell gilt, alles, was in CONTACTBOX orange abgesetzt ist, kann angewählt werden. Probieren Sie es aus. Sie können nichts sofort “Kaputt machen”. CONTACTBOX warnt Sie rechtzeitig vor Änderungen. Haben Sie z.B. schon entdeckt, dass sie mit dem orangenen “Eselsohr” an den Reitern ihren Lieblingsreiter anknicken können und ihn sofort bereit haben, wenn Sie einen Kontakt öffnen?

Homeansicht

Im Hauptmenü der oberen Menüleiste (0.) stehen Ihnen die wichtigsten Funktionen direkt zur Verfügung. Der persönliche Wiedervorlagen- und Terminbereich (1..) zeigt Ihnen auf einen Blick Ihre anstehenden Aufgaben. Im darunterliegenden Kontaktbrowser (2.) finden Sie die gesamte Kontaktdatenbank. Über die Pfeile am rechten Rand (3.) können Sie die Spalten des Kontaktbrowsers an-und ausschalten sowie den Kontaktbrowser minimieren. Durch die Schnellsuche (6.), welche alle Kontaktfelder einbezieht, finden Sie die gewünschten Kontakte innerhalb von Sekunden.

Wenn Sie Kontakte aus dem Kontaktbrowser ausgewählt haben, werden Ihnen diese im oberen Bereich des Kontaktbrowsers (5.) angezeigt. Durch einen Klick auf die Auswahl erstellt CONTACTBOX Ihnen direkt eine Auswahlliste. Am unteren Rand sehen Sie minimierte Kontakte (7.), die sie zuvor geöffnet hatten.

Die unterschiedlichen Bereiche lassen sich innerhalb des Browsers nach Ihren persönlichen Anforderungen (sichtbare eigene Kontaktfelder in Spalten, Spaltenreihenfolge sowie unterschiedliche Größen der einzelnen Bereiche) anpassen. Diese Einstellungen werden für jeden Benutzer individuell gespeichert.

Kontaktbrowser

Der Kontaktbrowser ist das Herzstück Ihrer CONTACTBOX und enthält alle Daten ihrer Datenbank. Jedes Feld eines Kontaktes kann hier als Spalte dargestellt werden Mit Hilfe der vielfältigen Funktionen des Kontaktbrowsers sind Sie in der Lage, verschiedene Listen zu generieren, was Ihre Arbeit enorm erleichtern wird. So können Sie Ihre Kontakte mit der Detailsuche beispielsweise nach zuvor definierten Informationen filtern und sich daraus separate Listen generieren lassen. Anschließend können Sie auf einen Blick alle Kontakte sehen, die an Ihrem Produkt interessiert sind, sich für Ihren Newsletter angemeldet haben oder ähnliches.

Sie können sich sämtliche Spalten ihren Bedürfnissen entsprechend sortieren und anzeigen lassen. Über den kleinen Pfeil auf der rechten Seite (1) öffnen Sie ein Drop-down-Menü (1a). Hier sind alle verfügbaren Felder aufgelistet. Durch setzen der blauen Häkchen werden die entsprechenden Felder im Kontaktbrowser dargestellt. Sie können die Spalte im Kontaktbrowser direkt erreichen, wenn Sie hier im Drop-down-Menü auf die Bezeichnung des Feldes klicken.
Zum Sortieren der Spalten klicken Sie einfach auf die jeweilige Bezeichnung am oberen Rand und verschieben Sie diese per Drag&Drop an die Stelle, an der Sie die Spalte haben möchten. Durch einen einfachen Klick auf die Bezeichnung werden die Datensätze innerhalb der entsprechenden Spalte sortiert. Das gilt ebenfalls für die Symbolspalte ganz links, in der Ihnen über ein Fabrik- oder Büstensymbol angezeigt wird, ob es sich bei dem Kontakt um eine Organisation oder einen Ansprechpartner zu einer Organisation handelt.

Diese Einstellungen werden auf Benutzer_innen-Ebene gespeichert und können für jeden Benutzenden unterschiedlich aussehen.

Über das Suchfeld am oberen linken Rand können Sie über sämtliche Felder hinweg nach Kontakten suchen. Volltextfelder wie auch die Einträge in Verläufen und Wiedervorlagen werden hier nicht in die Suche eingeschlossen.
Daneben haben Sie die Möglichkeit über die Detailsuche verschiedene Kriterien zu definieren, mit der Sie sich individuelle Listen erstellen lassen können. Diese können Sie über den „Suche laden…“-Button schnell wieder finden. Mehr zur Detailsuche finden Sie im Kapitel „Detailsuche“

Darüber (3) wird Ihnen angezeigt, wie viele Kontakte Sie derzeit in der Auswahl haben. Hier im Beispiel sind es vier. Wenn Sie hier klicken, wird Ihnen diese Auswahl als Liste im Kontaktbrowser gezeigt. Die Auswahl hier oben erscheint dann nicht mehr. Stattdessen zeigt Ihnen CONTACBTOX die Kontakt-IDs im Suchfeld (2). Hier können Sie auch überprüfen, ob Ihre Auswahl gelungen ist, wenn Sie eine Massenbearbeitung vornehmen möchten. Das „X“ daneben hebt die aktuelle Auswahl auf.

Außerdem finden Sie am oberen die Navigationsleiste (4). Sie zeigt Ihnen, wieviel Kontakte die geladene Liste enthält. Hier können Sie einstellen, wie viele Kontakte CONTACBTOX auf einmal laden soll und Ihre Listen mit den Pfeilen durchblättern.

Übrigens können Sie im Kontaktbrowser wie gewohnt Ihre Keyboard-Shortcuts verwenden. So scrollen Sie bspw. seitwärts durch halten der „Shift“-Taste und drehen des Mausrads. Halten Sie die „Shift“-Taste und die linke Maustaste können sie mehrere Kontakte an- oder abwählen.

Wiedervorlagen- & Terminbrowser

Im oberen Bereich finden Sie die Übersicht über Ihre Termine und Wiedervorlagen. CONTACTBOX unterscheidet zwischen Ihnen zugewiesenen Terminen und Wiedervorlagen sowie jenen, die Sie an andere Personen zugewiesenen haben. Diese können Sie in den jeweiligen Reitern (1) einsehen. Sollten Sie CONTACTBOX als einzelne Person nutzen, werden Sie in den jeweiligen Reitern die gleichen Inhalte vorfinden.

Weiterhin können Sie den Zeitraum, für den Sie Ihre Termine und Wiedervorlagen einsehen möchten, über eine Filterfunktion am oberen Rand der Listenansicht (2) bestimmen. Klicken Sie dafür auf das Feld „Alle“, „Jahr“, „Monat“, „Woche“ oder „Tag“ und wählen Sie über die Pfeile daneben den entsprechenden Zeitraum. Besonders bei vielen Wiedervorlagen empfiehlt sich hier die Filterfunktion zu verwenden. So haben Sie immer in der Übersicht, was wochen- oder tagesaktuell erledigt werden soll.

Auf der rechten Seite (3) können Sie die Wiedervorlagen und Termine weiterhin filtern. Das Feld durchsucht sowohl Kontakte, als auch den Eintrag zur Wiedervorlage.

Möchten Sie eine Wiedervorlage oder einen Termin einsehen oder bearbeiten, klicken Sie dazu mit einem Doppelklick auf die jeweilige Zeile. Alternativ können Sie den Termin über das orangene Stiftsymbol in der Aktionsspalte (4) öffnen.
Die Aktionsspalte enthält weiterhin ein Tonnen-Symbol, mit dem Sie Wiedervorlagen löschen können. Über die Sprechblase können Sie Wiedervorlagen & Termine kommentieren. Mehr zum Kommentieren von Wiedervorlagen und Terminen finden Sie hier

Den Termin- und Wiedervorlagenbereich können Sie komplett ausblenden, indem Sie auf ein zweites Mal auf die Bezeichnung im Reiter klicken. Außerdem können Sie durch Halten und Verschieben der Striche am unteren Rand den Bereich der Wiedervorlagen & Termine vergrößern und verkleinern.

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen dienen dazu, Sie an bestimmte Vorgänge und Aktionen zu erinnern. (z.B. daran, einen Geschäftspartner erneut anzurufen, falls Sie diesen nicht sofort erreicht haben.) Im Unterschied zu Terminen werden Wiedervorlagen nicht in einen konfigurierten Kalender übertragen, da jene analog zu Aufgaben verstanden werden können. In der nachfolgenden Version kann eine Wiedervorlage als erledigt markiert, und dadurch in den Verlauf verschoben werden. Derzeit müssen erledigte Wiedervorlagen manuell gelöscht werden.

Nutzen Sie Wiedervorlagen daher bei der Arbeit mit Kontakten zur regelmäßigen Übersicht von noch nicht erfolgreich abgeschlossenen Anrufen oder beliebigen anderen Aktionen.

Wiedervorlagen lassen sich ferner auch als Ticketsystem nutzen. So können Sie einem Ihrer Mitarbeiter eine Wiedervorlage mit Angabe einer bestimmten Tätigkeit zuweisen. Ihr Mitarbeitender wird die entsprechende Wiedervorlage unter „Wiedervorlagen an mich“ finden. Das Fortschreiten der Aufgabe kann der Mitarbeiter über die Funktion „kommentieren“ (icon „Sprechblase“ (4)) kommentieren. Sie haben als Zuweisende:r der Wiedervorlage Einsicht in die Kommentare über den Reiter „von mir erstellte Wiedervorlagen“ und können somit schnell und übersichtlich den Fortschritt entsprechender Aktionen verfolgen.

Wiedervorlagen sind in dem oberen Bereich nur einsehbar, sofern diese Ihnen zugewiesen sind, oder von Ihnen erstellt wurden. Alle anderen Mitarbeiter:innen können Einsicht in Wiedervorlagen nehmen, wenn diese den entsprechenden Kontakt dazu öffnen.

Termine

Termine sind im Gegensatz zu Wiedervorlagen nicht nur an einen Kontakt, sondern immer auch an einen konkreten Zeitpunkt gebunden. Im Vergleich zu Wiedervorlagen geht es hierbei also um einen konkret vereinbartes Event zu einem bestimmten Zeitpunkt, das in Zusammenhang mit einem Kontakt steht.

Sofern Sie eine integrierte Groupwarelösung wie Kerio-connect verwenden, haben Sie die Möglichkeit Termine für Mitarbeiter:innen unter Berücksichtigung der Verfügbarkeitsanfrage zu erstellen. Eingestellte Termine werden bei konfigurierter Synchronisation automatisch in die Kalender des entsprechenden Mitarbeitenden eingetragen.

Die Verfügbarkeitsanfrage kann auch mit unserer Synchronisationsoption „owncloud“/“nextcloud“ genutzt werden.

Kommentieren von Wiedervorlagen und Terminen

Über die Funktion „Kommentieren“ haben Sie die Möglichkeit Ihren Mitarbeiter:innen Feedback in Bezug auf die Ihnen zugewiesenen Aufgaben zu geben. Der erstellte Kommentar ist für den Mitarbeitenden ebenfalls direkt sichtbar. Unbeteiligte Mitarbeiter:innen können den entsprechenden Verlauf beim Öffnen des zugeordneten Kontaktes einsehen.

Dateianhänge zu Wiedervorlagen und Terminen

Dateianhänge sind praktisch zu jedem Element möglich. Laden Sie einfach beliebige Dokumente zu Wiedervorlagen oder Terminen hoch. Der Upload ist sowohl per „drag and drop“ als auch per Klick auf die Dateiuploadschaltfläche möglich. Einen verfügbaren Dateianhang erkennen Sie an dem entsprechenden Icon in der Listendarstellung. Alle Dateiuploads zu einem jeweiligen Kontakt finden Sie zentral unter dem Reiter „Dateien“ in der Kontaktansicht.

Datum- & Zeit-Einstellungen

An vielen Stellen in CONTACTBOX, wie etwa bei Termin oder Verläufen können Sie eine Datums- bzw. Zeiteinstellung vornehmen. Diese ist immer gleich aufgebaut und wird im folgenden näher erläutert:

  1. Über die blauen Pfeile können Sie die Monate durchblättern. Über das Dropdown-Menü können Sie Monat und Jahr direkt auswählen.
  2. Hier haben Sie eine Übersicht über den Monat und können den Tag auswählen, indem Sie auf das entsprechende Datumsfeld des Monats klicken. Es wird dann orange hervorgehoben.
  3. In diesem Bereich wird Ihnen die Zeit angezeigt. Sie können die Zeit hier auch manuell eingeben.
  4. Über die Regler lassen sich Stunden und Minuten ebenfalls sehr bequem einstellen.
  5. Der Button “Jetzt” setzt automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit.
  6. Speichern Sie Ihre Eingabe über den “Jetzt-Button”.
- Zuletzt geändert June 1, 2021