Einsatzszenarien

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Hier können Sie erfahren, wie verschiedene Einsatzszenarien mit CONTACTBOX umgesetzt werden können.

Newsletterdienste

Wenn Sie einen Newsletter über Ihren Lieblings-Dienst (Rapidmail, Mailchimp, etc.) versenden möchten, kann CONTACTBOX Sie dabei unterstützen.

Nachdem Sie eine Liste der Adressat_innen über CONTACBTOX generiert haben, können Sie diese über die Exportfunktion für Ihren Mailingdienst bereitstellen. Wählen Sie dazu das Format .CSV aus und die entsprechenden Felder, die Ihr Mailing-Dienstleister benötigt (Name, Email-Adresse etc.) und wählen Sie als Begründung für den Export „Newsletter“ . Die so generierte CSV-Datei kann von allen Mailing-Dienstleistern eingelesen und verwendet werden.

In der kommenden Version CONTACTBOX werden Sie die Möglichkeit haben, verschiedene Newsletterdienste per Knopfdruck anzusprechen. Die Daten werden dabei nicht über den Export und anschließenden Import transferiert, sondern über eine API Schnittstelle zum Newsletterversender. Nach durchgeführtem Versand werden die entsprechenden Response-Nachrichten wie z.B. hard- und soft-bounces automatisch in den Kontakten vermerkt. Eine manuelle Nachpflege von nicht mehr aktuellen E-Mailadressen wird somit nicht mehr erforderlich sein.


Serienbriefe

Serienbriefe in Word oder Openoffice können Sie leicht über den Export einer entsprechenden csv-Datei erstellen.

Import und Export

CONTACTBOX verfügt über eine Im- und Exportfunktion, mit der Sie bei Bedarf alle gewünschten Informationen eines Kontaktes aus oder in andere Systeme übertragen können.

Nachdem Sie ein oder mehrere Kontakte ausgewählt haben, können Sie den Export über den Bearbeiten-Button durchführen. Dabei werden Sie von CONTACTBOX in einem neuen Dialog gefragt, welche Felder zu exportieren sind und was der Zweck des Exports ist. Nach der Datenschutzgrundverordnung muss für jeden Export ein Zweck angegeben werden. Sie können also sowohl sämtliche Informationen als auch nur bestimmte Informationen zu einem Kontakt exportieren. Der Export findet in einer CSV-Datei statt. Dieses Dateiformat ist kompatibel mit sämtlichen Datenbanklösungen und wird auch von anderen Systemen wie Mailingdiensten unterstützt.

Über den Weg des CSV-Dateiformats können Sie auch Kontakte aus anderen Datenbanken importieren, wobei wir Ihnen empfehlen, uns vor dem Import von größeren Datenbeständen zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne unverbindlich und kostenfrei, um das optimale Importverfahren für Ihren Kontaktimport zu finden und können Ihnen außerdem anbieten, die Kontakte für Sie in CONTACTBOX bereit zu stellen. Neben dem üblichen Import können wir über Scripte bspw. Informationen direkt in den Gesprächsverlauf importieren oder mehrere Felder in einem Menü zusammen fassen. Der hierzu entstehende Aufwand ist abhängig von der Anzahl Ihrer Daten und der Komplexität ihrer Struktur.

Dokumentverwaltung

CONTACTBOX bietet Ihnen die Möglichkeit, zu jedem Kontakt, Verlauf, Termin oder jeder Wiedervorlage Dokumente anzuhängen. Der verfügbare Speicherplatz zur Ablage von Dokumenten wird Ihnen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms angezeigt.

Unterstützte externe Systeme

CONTACTBOX unterstützt derzeit Kerio connect®, owncloud und nextcloud. Eine Unterstützung des Microsoft Exchange Servers ist für eine kommende Version geplant.

Schnittstellen

CONTACTBOX unterstützt zur Kommunikation mit anderen Systemen die CALDAV bzw. CARDDAV Schnittstelle. Das System Kerio Connect® wird direkt unterstützt. Benutzerdaten aus anderen Systemen können über das LDAP Protokoll synchronisiert werden.

DSGVO

Datenschutz wird für Unternehmen und Privatpersonen immer wichtiger. Neben der Sorge mit den schutzwürdigen Daten seiner Kontakte fahrlässig umgehen zu können, steht vor allem das Vertrauen im Vordergrund, dass durch Datenschutz gewonnen wird. CONTACTBOX kann Ihnen keine Datenschutzerklärung schreiben, aber sieht vor, Ihnen die Einhaltung der Verordnungen so leicht wie nur möglich zu machen.
Dazu können von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem berechtigten Mitarbeitenden im Systemmenü sämtliche Maßnahmen und Zwecke hinterlegt werden, die dem Schutz der persönlichen Daten Ihrer Kontakte in Verbindung stehen.
Jedes Teammitglied kann daraufhin während der Nutzung von CONTACTBOX ganz nebenbei die Informationen für die DCGVO wie etwa die Quelle des Kontaktes auswählen und per Klick Verarbeitungszwecke und weiteres hinzufügen. Im Falle der Fälle haben Sie so jederzeit alles zusammen, um dem Recht auf Auskunft Ihrer Kontakte nachzukommen.

- Zuletzt geändert June 1, 2021