Synchronisation

4 Minuten zu lesen

[[TOC]]

Das “A & O” einer effektiven Kontaktverwaltung ist eine Konsistenz auf allen verwendeten Endgeräten, allen verwendeten Applikationen sowie auch bei allen einzubindenden Mitarbeitenden, ohne dabei Redundanzen zu erzeugen.

Sie werden sicherlich eine Vielzahl von Geräten und Applikationen verwenden, die einen Zugriff auf einen identischen Kontaktdatenbestand erfordern. Diese Kontakte werden auf Ihrem Desktop-Rechner, Laptop, Tablet, Smartphone und den entsprechenden unterschiedlichen Betriebssystemen verwendet.

Das Konzept der CONTACTBOX sieht vor, Ihre bestehenden Systeme und Applikationen zu integrieren ohne zusätzliche Software auf den Endgeräten zu installieren. Der Einsatz von CONTACTBOX ist somit ohne zusätzlichen Aufwand auch in komplexen Unternehmensstrukturen möglich.

Zur Synchronisation unterstützen wir aktuell CALDAV/CARDDAV kompatible Serverlösungen und empfehlen in diesem Rahmen die Groupwarelösung Kerio-Connect®. Sollten Sie keine bestehende kompatible Serverlösung im Einsatz haben oder dies nicht wünschen, empfehlen wir die Systeme owncloud und nextcloud. Beide bieten neben der Synchronisation von Kontakten und Terminen diverse Möglichkeiten zur Dateifreigabe und gemeinsamen Arbeiten in Arbeitsgruppen. Owncloud/ Netxcloud ist z.B bei vielen NAS Modellen als Zusatzapplikation installierbar. Sie können eine der beiden Applikation jedoch auch einfach und kostengünstig über unseren Webshop bestellen.

Synchronisation von Kontakten

Die Synchronisation von Kontakten basiert, wie eingangs in diesem Kapitel erwähnt, grundsätzlich auf der für Kontakte vorgesehenen Standardschnittstelle CARDDAV.

CARDDAV unterstützt festgelegte Kontaktfelder, welche auf allen Systemen, die nach CARDDAV-Standard arbeiten, gleichermaßen dargestellt werden.

CARDDAV wurde ursprünglich von Apple entwickelt und wird von MAC OS, IOS, Android, Google Dienste und den eigentlich allen Applikationen unterstützt, die eine Synchronisation von Kontakten anbieten. So unterstützt etwa Microsoft Outlook für MAC ebenfalls CARDDAV; die Windows-Version benötigt jedoch ein Add-on zur CARDDAV Unterstützung.

Weitere Hinweise zur Installation des Add-ons finden sie im Administrationshandbuch.

Beachten Sie außerdem, dass CONTACTBOX zwar auch mit CARDDAV-Standards arbeitet, Ihnen darüber hinaus jedoch die Möglichkeit bietet, so viele weitere Datenfelder für Ihre Kontakte anzulegen, wie Sie zur effektiven Verwaltung Ihrer Kontakte benötigen. Das ist weit mehr, als es über CARDDAV-Standard üblich ist. Ihre individuellen Datenfelder werden daher zwar über CARDDAV synchronisiert, jedoch von den meisten Applikationen nicht angezeigt, sofern diese ausschließlich CARDDAV-Felder darstellen. Zur Unterscheidung sind in der CONTACTBOX-Konfiguration die CARDDAV-Standardfelder, wie etwa Name, Adresse, Email oder Telefonnummer, ebenfalls als Standardfelder gekennzeichnet.

Diese Informationen stehen Ihnen auf allen Ihren gewohnten Applikationen stets aktuell zur Verfügung, etwa in Ihrem Adressbuch oder Ihrem Mailing-Programm.

Zugriff auf die eigenen, individuell erstellten Kontaktfelder, sowie Verknüpfungen von Kontakten, oder Anhänge und Wiedervorlagen werden ausschließlich in der CONTACTBOX Applikation zur Bearbeitung dargestellt.

Synchronisation von Terminen

Die Synchronisation von Terminen erfolgt über das entsprechende IT-Standardprotokoll CALDAV. Dieses Protokoll wird von allen gängigen Systemen, die eine Terminsynchronisation anbieten, unterstützt.

Neben den Mobilgeräten, die mit Android oder IOS betrieben werden, unterstützt die Synchronisation von Terminen auch alle Desktop-Systeme.

Dadurch werden alle Termine stets synchronisiert, unbedeutend ob sie in CONTACTBOX oder auf Ihrem Endgerät bearbeitet werden.

Beachten Sie bitte, dass es innerhalb CONTACTBOX nur möglich ist, Termine anzulegen, wenn ein Kontakt mit dem Termin verknüpft ist. Termine ohne Kontakte aus Ihrem CALDAV-fähigen Kalender können also nicht im Rahmen der Synchronisation berücksichtigt werden

CardDav/ CalDav-Synchronizer (MS Outlook)

Zur Synchronisation von Kontakten und Kalendern benötigen Sie unter Windows für die Benutzung von Outlook folgendes kostenfreies Plugin:

http://caldavsynchronizer.org/de/

Nach der Installation befolgen Sie bitte folgende Schritte zur Konfiguration:

(Es müssen sowohl für die Synchronisation mit Kontakten als auch für die Kalendersynchronisation jeweils ein Konto angelegt werden. )

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf „CalDav Synchronizer“
  2. Fügen Sie ein neues Konto hinzu, indem Sie auf das „+“-Zeichen klicken

Wählen Sie für die Synchronisation über ownCloud oder Nextcloud den Punkt „Nextcloud“ aus. In allen anderen Fällen wählen Sie das entsprechende Programm oder den Punkt „Generic CalDAV/ CardDAV“ aus.

Konfigurieren Sie Ihr Konto zur Synchronisation wie folgt:

Name: benennen Sie das Synchronisationskonto (z.B. ownCloud_sync_kontakte)

Outlook folder: Wählen Sie den zu synchronisierenden Ordner innerhalb Outlooks aus. z.B. Kontakte oder Kalender.

DAV Url: Geben Sie hier den Pfad des zu synchronisierenden Ordners an. Am Beispiel von owncloud finden Sie diesen wie folgt.

  1. Klicken Sie auf „Einstellungen“
  2. Öffnen Sie den Link zum Kontakte-Ordner
  3. Kopieren Sie den Link in die Zwischenablage und fügen diesen in CalDAV-Synchronizer in die Zeile DAV Url ein.

Username, Passwort, E-Mail-Adressen: Fügen Sie hier die Zugangsdaten Ihres Servers ein. Diese erfahren Sie von Ihrem Systemadministrator.

Synchronisation mode: legen Sie hier fest, welche Art der Synchronisation durchgeführt werden soll. z.B. oneway oder twoway; die Synchronisationsmodi sind in der Auswahl beschrieben.

Synchronisation interval: Wählen Sie das Intervall der Synchronisation aus.

- Zuletzt geändert June 1, 2021